Адміністратор персональних даних та його ідентифікація

1. Адміністратор — це особа, яка володіє персональними даними суб’єкта даних (клієнтів) і визначає цілі та засоби їх обробки. Компанія є адміністратором даних, оскільки збирає персональні дані своїх клієнтів, які є фізичними особами, з метою виконання зобов’язань за договірними відносинами, виконання відповідних правових обов’язків, а у разі надання явної згоди — для надсилання маркетингових повідомлень та просування послуг компанії.
2. Компанія повідомляє своїх клієнтів, що не призначила жодного уповноваженого з захисту персональних даних, а також не має жодного представника, який би виконував обов’язки, що випливають із регламенту.
3. Контактні дані компанії зазначені у заголовку цього документа.

Обсяг і категорії обробки персональних даних.

1. Компанія обробляє лише ті персональні дані, які є необхідними для належного ведення переговорів щодо договірних відносин з клієнтом, виконання зобов’язань за укладеними договорами, виконання правових обов’язків, захисту інтересів компанії, а у разі надання клієнтом явної згоди на обробку персональних даних — дані, необхідні для інформування клієнта про послуги та продукти компанії, новини, акції, конкурси, каталоги, рекламу, оцінку конкурсів та надсилання виграшів, привітання до свята та дня народження та подібних заходів (далі — "маркетингові цілі").

Категорії персональних даних клієнтів, які обробляються компанією:

1. ідентифікаційні дані — ім’я, прізвище, адреса доставки та адреса для виставлення рахунків клієнта
2. контактні дані — електронна адреса та номер телефону.

Мета обробки персональних даних, законність обробки.

1. Обробка персональних даних без необхідності згоди:
   1. з метою укладення відповідного договору та надання договірного виконання:
      • йдеться про добровільне надання клієнтом персональних даних, який зацікавлений у продуктах і послугах компанії,
   2. з метою виконання правових обов’язків компанії:
      • компанія також обробляє персональні дані, якщо це передбачено законом,
   3. обробка на підставі законних інтересів компанії:
      • зокрема, з метою реалізації правових вимог, захисту та відстоювання законних інтересів компанії.
   4. Обробка персональних даних за згодою клієнта:
      1. згода клієнта є повністю добровільною, але водночас необхідною для того, щоб компанія могла інформувати його про свої продукти та послуги, новини, акції, конкурси, каталоги, рекламу, оцінку конкурсів та надсилання виграшів, привітання до свята та дня народження та подібні заходи.
      2. компанія не передає персональні дані клієнта третім особам для маркетингових цілей.
      3. Компанія повідомляє своїх клієнтів, що без їхньої згоди неможливо надсилати клієнту інформацію про продукти та послуги компанії, новини, акції, конкурси, каталоги, рекламу, оцінку конкурсів та надсилання виграшів, привітання до свята, дня народження та подібних подій.
      4. Надану згоду клієнт може будь-коли відкликати, надіславши письмове повідомлення на GDPR@harmonelo.com.

Термін, протягом якого обробляються персональні дані.

1. Персональні дані клієнтів компанії обробляються протягом періоду, коли компанія надає цим особам свої послуги, або протягом дії договірних відносин.
2. Після припинення договірних відносин та врегулювання всіх пов’язаних зобов’язань компанія зберігає ці персональні дані протягом необхідного строку, визначеного відповідними правовими актами, наприклад, Законом про бухгалтерський облік, Законом про архівну справу та діловодство, Законом про податок на додану вартість тощо, а також протягом строку загальних та спеціальних строків позовної давності окремих вимог.
3. У разі надання згоди на обробку персональних даних для маркетингових цілей термін зберігання становить 3 роки від дати надання згоди, якщо згода не була відкликана раніше.
4. Компанія при зберіганні персональних даних керується принципом мінімізації даних. Після припинення мети обробки персональних даних або після закінчення строку, протягом якого компанія зобов’язана або має право зберігати персональні дані, вони будуть повністю видалені з реєстрів та системи компанії. Персональні дані ніколи не обробляються та не зберігаються довше, ніж це необхідно.

Хто має доступ до персональних даних і кому вони надаються.

1. З метою забезпечення вищезазначених цілей обробки персональні дані клієнтів можуть оброблятися, крім компанії та її працівників, також іншими обробниками, з якими компанія уклала договори про обробку персональних даних відповідно до Регламенту та закону.
2. Обробниками персональних даних є, зокрема:
   1. особи, які надають послуги компанії або беруть участь у їх наданні,
   2. юридичний представник або аудитор компанії,
   3. IT-фахівець,
   4. страхова компанія у разі повідомлення про страховий випадок.
3. Компанія обробляє персональні дані автоматизовано, але не використовує профілювання.

Інформація про запис телефонних розмов

1. Одним зі способів, яким компанія обробляє персональні дані своїх клієнтів, є запис телефонних розмов. На початку телефонної розмови клієнта інформують про те, що розмова записується, та питають, чи погоджується він на запис.
2. Адміністратором таких оброблених персональних даних є компанія, а персональні дані обробляються з метою виконання її договірних зобов’язань, а також для контролю за тим, як наші працівники виконують свої обов’язки перед клієнтами. Записи також можуть слугувати доказами в будь-якому судовому або адміністративному провадженні.
3. Термін обробки відрізняється залежно від теми телефонного спілкування. Однак компанія завжди зберігає записи протягом строку, визначеного законом, з огляду на законні інтереси компанії та протягом строку, коли компанія та клієнт мають право пред’являти один одному права та вимоги, що випливають з такої комунікації відповідно до чинного законодавства, тобто з урахуванням строків позовної давності. Залежно від оцінки теми розмови компанією та того, хто є дзвінячим, записи можуть зберігатися протягом 3 місяців, 3 років або 10 років.
4. Оскільки предметом запису є телефонна розмова, неможливо заздалегідь визначити, які саме персональні дані будуть предметом такої обробки. Йдеться про персональні дані, які клієнт компанії повідомляє під час телефонної розмови. Як правило, це будуть основні ідентифікаційні та контактні дані, а також, можливо, інші описові дані.
5. Записи та персональні дані, що в них містяться, можуть бути доступні уповноваженим працівникам компанії, особам, яким необхідно надати доступ до персональних даних на підставі та відповідно до положень чинного законодавства, суб’єктам, яким адміністратор має право надавати персональні дані з метою захисту прав та обов’язків, що випливають з переговорів щодо договірних відносин або з самих договірних відносин, а також компаніям чи іншим суб’єктам, які виконують для компанії діяльність на підставі договорів про надання послуг або співпраці. У другому випадку ці компанії виступають як обробники персональних даних.

Які права мають наші клієнти.

1. Право на інформацію щодо обробки персональних даних
   1. Право на інформацію включає всі права клієнта, передбачені ст. 13 Регламенту. Зокрема, це право знати ідентифікацію та контактні дані адміністратора персональних даних, мету та правову підставу обробки персональних даних, отримувачів або категорії отримувачів персональних даних, термін зберігання персональних даних, права суб’єкта даних (клієнтів) та можливості їх реалізації.
2. Право на доступ до персональних даних
   1. Право на доступ до персональних даних включає всі права клієнта, передбачені ст. 15 Регламенту. Зокрема, це право клієнта отримати від компанії підтвердження, чи обробляються його персональні дані та з якою метою.
   2. Клієнт має право вимагати від компанії копії оброблених персональних даних. У разі повторних та явно необґрунтованих запитів компанія має право стягувати з клієнта розумну плату за покриття адміністративних витрат, пов’язаних з наданням копії.
   3. Записи телефонних розмов можна отримати за плату у розмірі 1 500 крон/записана розмова. Заявник у запиті повинен ідентифікувати себе так, щоб було зрозуміло, що він має право вимагати відповідний запис. Йдеться, зокрема, про його ідентифікаційні дані, надані під час телефонної розмови, тему розмови та, можливо, дату і час телефонної розмови.
3. Право на виправлення
   1. Право на виправлення включає всі права клієнта, передбачені ст. 16 Регламенту, зокрема право на те, щоб компанія без зайвих зволікань виправила неточні або неправильні персональні дані, що стосуються клієнта.
   2. Підставою для реалізації цього права є повідомлення фактів, що призводять до виправлення або доповнення компанії.
4. Право на видалення (право бути забутим)
   1. Право на видалення включає всі права клієнта, передбачені ст. 17 Регламенту, зокрема право клієнта на те, щоб компанія на його вимогу без зайвих зволікань видалила його персональні дані, включаючи записи телефонних розмов, за умови дотримання умов, встановлених Регламентом.
5. Право на обмеження обробки
   1. Під правом на обмеження обробки розуміються всі права клієнта, передбачені ст. 18 Регламенту, зокрема право на обмеження обробки його персональних даних до найнеобхідніших законних підстав.
   2. Це право може бути реалізоване, зокрема, у випадках, коли незрозуміло, чи і коли необхідно буде видалити персональні дані.
6. Право на заперечення
   1. Право на заперечення включає всі права клієнта, передбачені ст. 21 Регламенту. Якщо клієнт виявить або вважатиме, що компанія здійснює обробку його персональних даних у суперечності із захистом його приватного життя, у суперечності з Регламентом або законом, він може вимагати від компанії пояснень або вимагати виправлення ситуації.
7. Право на перенесення даних
   1. Право на перенесення даних включає всі права клієнта, передбачені ст. 20 Регламенту, зокрема право отримати та/або передати персональні дані, надані клієнтом, іншому адміністратору у структурованому, загальноприйнятому та машиночитному форматі.
8. Право подати скаргу до Уповноваженого із захисту персональних даних
   1. Клієнт також має право подати скаргу до Уповноваженого із захисту персональних даних, який виконує функції наглядового органу у сфері захисту даних. Право клієнта на інші засоби захисту цим не обмежується.

Куди клієнти можуть звернутися для реалізації своїх прав.

1. Клієнти можуть реалізувати окремі права, зазначені у статті 7 цього інформаційного документа, звернувшись до компанії електронною поштою:
2. Компанія зобов’язана вирішити запити клієнтів не пізніше ніж протягом 1 місяця з дня отримання запиту. У обґрунтованих випадках, зокрема з огляду на обсяг запиту, компанія має право продовжити термін для відповіді до 2 місяців, про необхідність продовження терміну компанія завчасно інформує клієнта.

Документ регулярно оновлюється, востаннє він був оновлений 28 червня 2022 року.