Personuppgiftsansvarig och dess identifiering

1. Personuppgiftsansvarig är den person som innehar personuppgifter om den registrerade (kunderna) och bestämmer syftet med och medlen för deras behandling. Företaget är personuppgiftsansvarig eftersom det samlar in personuppgifter från sina kunder, som är fysiska personer, i syfte att uppfylla förpliktelser från avtalsförhållanden, uppfylla tillhörande rättsliga skyldigheter och, vid uttryckligt samtycke, för att skicka marknadsföringsmeddelanden och främja företagets tjänster.
2. Företaget informerar härmed sina kunder om att företaget inte har utsett någon dataskyddsombud och att företaget inte heller har någon representant som skulle uppfylla skyldigheterna enligt förordningen.
3. Företagets kontaktuppgifter anges i början av detta dokument.

Omfattning och kategorier av personuppgiftsbehandling.

1. Företaget behandlar endast de personuppgifter som är nödvändiga för korrekt hantering av avtalsförhållandet med kunden, uppfyllande av förpliktelser från ingångna avtal, uppfyllande av rättsliga skyldigheter, skydd av företagets intressen och, vid uttryckligt samtycke från kunden, uppgifter som är nödvändiga för att informera kunden om företagets tjänster och produkter, nyheter, kampanjer, tävlingar, kataloger, annonsering, utvärdering av tävlingar och utdelning av vinster, gratulationer till namnsdag och födelsedag samt liknande aktiviteter (nedan kallat "marknadsföringsändamål").

Kategorier av kunders personuppgifter som behandlas av företaget:

1. identifieringsuppgifter – namn, efternamn, leverans- och faktureringsadress för kunden
2. kontaktuppgifter – e-postadress och telefonnummer.

Syfte med behandling av personuppgifter, laglighet i behandlingen.

1. Behandling av personuppgifter utan samtyckeskrav:
   1. i syfte att ingå avtal och tillhandahålla avtalsenlig prestation:
      • det rör sig om frivillig tillhandahållande av personuppgifter från kunden som är intresserad av företagets produkter och tjänster,
   2. i syfte att uppfylla företagets rättsliga skyldigheter:
      • företaget behandlar även personuppgifter om lagen kräver det,
   3. behandling på grundval av företagets berättigade intressen:
      • särskilt i syfte att göra gällande rättsliga anspråk, skydda och främja företagets berättigade intressen.
   4. Behandling av personuppgifter med kundens samtycke:
      1. kundens samtycke är helt frivilligt, men samtidigt nödvändigt för att företaget ska kunna informera om sina produkter och tjänster, nyheter, kampanjer, tävlingar, kataloger, annonser, utvärdering av tävlingar och utdelning av vinster, gratulationer till namnsdag och födelsedag samt liknande aktiviteter.
      2. företaget lämnar inte ut kundens personuppgifter till tredje part för marknadsföringsändamål.
      3. Företaget informerar härmed sina kunder om att utan deras samtycke är det inte möjligt att skicka information om företagets produkter och tjänster, nyheter, kampanjer, tävlingar, kataloger, reklam, utvärdering av tävlingar och utdelning av vinster, gratulationer till namnsdag, födelsedag och liknande händelser.
      4. Samtycket kan när som helst återkallas av kunden, skriftligen till GDPR@harmonelo.com.

Tidsperiod under vilken personuppgifter behandlas.

1. Kunders personuppgifter behandlas under den tid som företaget tillhandahåller sina tjänster till dessa personer, respektive under avtalsförhållandets varaktighet.
2. Efter avslutat avtalsförhållande och efter att alla tillhörande förpliktelser har reglerats, lagrar företaget dessa personuppgifter under den nödvändiga tid som krävs enligt gällande rättsregler, t.ex. bokföringslagen, arkivlagen och diariehanteringslagen, mervärdesskattelagen m.fl., samt under den tid som allmänna och särskilda preskriptionstider för enskilda anspråk gäller.
3. Vid samtycken som lämnats för behandling av personuppgifter för marknadsföringsändamål är lagringstiden 3 år från samtyckets datum, om inte samtycket återkallas tidigare.
4. Företaget följer principen om uppgiftsminimering vid lagring av personuppgifter. Efter att syftet med behandlingen av personuppgifter har upphört eller efter att den tid under vilken företaget är skyldigt eller berättigat att lagra personuppgifter har löpt ut, kommer personuppgifterna att raderas helt från företagets register och system. Personuppgifter behandlas eller lagras aldrig längre än vad som är absolut nödvändigt.

Vem har tillgång till personuppgifter och till vem lämnas de ut.

1. För att säkerställa ovan nämnda behandlingssyften kan kunders personuppgifter, utöver företaget och dess anställda, även behandlas av andra personuppgiftsbiträden med vilka företaget har ingått avtal om personuppgiftsbehandling i enlighet med förordningen och lagen.
2. Personuppgiftsbiträden är särskilt:
   1. personer som tillhandahåller eller deltar i tillhandahållandet av företagets tjänster,
   2. företagets juridiska ombud eller revisor,
   3. IT-tekniker,
   4. försäkringsbolag vid anmäld försäkringshändelse.
3. Företaget behandlar personuppgifter automatiserat, men använder inte profilering.

Information om inspelning av telefonsamtal

1. Ett av de sätt på vilket företaget behandlar sina kunders personuppgifter är genom inspelning av telefonsamtal. Kunden informeras i början av telefonsamtalet om att samtalet spelas in och om denne samtycker till inspelningen.
2. Personuppgiftsansvarig för sålunda behandlade personuppgifter är företaget, och personuppgifterna behandlas i syfte att uppfylla dess avtalsenliga skyldigheter samt för att kontrollera hur våra anställda fullgör sina skyldigheter gentemot kunderna. Inspelningarna kan även användas som bevis i eventuella rättsliga eller administrativa förfaranden.
3. Behandlingstiden varierar beroende på ämnet för telefonsamtalet. Företaget lagrar dock alltid inspelningarna under den tid som krävs enligt lag, på grund av företagets berättigade intressen samt under den tid då företaget och kunden är berättigade att gentemot varandra göra gällande rättigheter och anspråk som följer av sådan kommunikation enligt gällande rättsregler, det vill säga med hänsyn till lagstadgade preskriptionstider. Beroende på företagets bedömning av samtalets ämne och vem som är uppringande kan inspelningarna lagras i 3 månader, 3 år eller 10 år.
4. Eftersom inspelningens föremål är ett telefonsamtal kan man inte på förhand säga vilka personuppgifter som kommer att behandlas. Det rör sig således om de personuppgifter som kunden lämnar under telefonsamtalet. I princip handlar det om grundläggande identifieringsuppgifter och kontaktuppgifter, eventuellt även andra beskrivande uppgifter.
5. Inspelningarna och de personuppgifter som ingår i dem kan göras tillgängliga för behöriga anställda på företaget, personer till vilka det är nödvändigt att lämna ut personuppgifterna enligt och i enlighet med bestämmelserna i gällande rättsregler, subjekt som personuppgiftsansvarig har rätt att lämna ut personuppgifter till i syfte att skydda rättigheter och skyldigheter som följer av förhandlingar om avtalsförhållanden eller av själva avtalsförhållandet, samt företag eller andra subjekt som utför tjänster eller samarbetar med företaget på grundval av avtal. I det senare fallet agerar dessa företag som personuppgiftsbiträden.

Vilka rättigheter har våra kunder.

1. Rätt till information om behandling av personuppgifter
   1. Rätten till information omfattar alla kundens rättigheter enligt artikel 13 i förordningen. Det handlar särskilt om rätten att känna till identiteten och kontaktuppgifterna för den personuppgiftsansvarige, syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter, mottagare eller kategorier av mottagare av personuppgifter, lagringstiden för personuppgifter, den registrerades (kundens) rättigheter och möjligheterna att utöva dem.
2. Rätt till tillgång till personuppgifter
   1. Rätten till tillgång till personuppgifter omfattar alla kundens rättigheter enligt artikel 15 i förordningen. Det handlar särskilt om kundens rätt att från företaget få en bekräftelse på om och i så fall för vilket syfte personuppgifter behandlas.
   2. Kunden har rätt att begära en kopia av de behandlade personuppgifterna från företaget. Vid upprepade och uppenbart ogrundade förfrågningar har företaget rätt att ta ut en skälig avgift för att täcka administrativa kostnader i samband med hanteringen av kopian.
   3. Inspelningar av telefonsamtal kan begäras mot en avgift på 1 500 SEK/inspelat samtal. Den som begär inspelningen måste i sin begäran identifiera sig så att det framgår att denne är behörig att begära den aktuella inspelningen. Det gäller särskilt de identifieringsuppgifter som lämnats under telefonsamtalet, samtalets ämne och eventuellt datum och tidpunkt för telefonsamtalet.
3. Rätt till rättelse
   1. Rätten till rättelse omfattar alla kundens rättigheter enligt artikel 16 i förordningen, särskilt rätten att företaget utan onödigt dröjsmål rättar felaktiga eller oriktiga personuppgifter som rör kunden.
   2. Grund för att utöva denna rätt är att kunden meddelar fakta som leder till rättelse eller komplettering till företaget.
4. Rätt till radering (rätten att bli bortglömd)
   1. Rätten till radering omfattar alla kundens rättigheter enligt artikel 17 i förordningen, särskilt kundens rätt att på begäran få sina personuppgifter raderade av företaget utan onödigt dröjsmål, inklusive inspelningar av telefonsamtal, under förutsättning att villkoren i förordningen är uppfyllda.
5. Rätt till begränsning av behandling
   1. Rätten till begränsning av behandling omfattar alla kundens rättigheter enligt artikel 18 i förordningen, särskilt rätten att begränsa behandlingen av dennes personuppgifter till de mest nödvändiga lagstadgade skälen.
   2. Denna rätt kan utövas särskilt i fall där det inte är klart om och när personuppgifterna kommer att behöva raderas.
6. Rätt att invända
   1. Rätten att invända omfattar alla kundens rättigheter enligt artikel 21 i förordningen. Om kunden upptäcker eller misstänker att företaget behandlar dennes personuppgifter i strid med skyddet av dennes privatliv, i strid med förordningen eller i strid med lagen, kan kunden begära en förklaring från företaget eller kräva att situationen rättas till.
7. Rätt till dataportabilitet
   1. Rätten till dataportabilitet omfattar alla kundens rättigheter enligt artikel 20 i förordningen, särskilt rätten att erhålla och/eller överföra de personuppgifter som kunden har tillhandahållit till en annan personuppgiftsansvarig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.
8. Rätt att lämna klagomål till Datainspektionen
   1. Kunden har även rätt att lämna klagomål till Datainspektionen, som fungerar som tillsynsmyndighet i frågor om dataskydd. Kundens rätt till andra rättsmedel påverkas inte av detta.

Var kan kunderna utöva sina rättigheter.

1. Kunderna kan utöva de enskilda rättigheter som anges i artikel 7 i detta informationsdokument genom att kontakta företaget via e-post:
2. Företaget är skyldigt att hantera kundernas förfrågningar senast inom 1 månad från dagen för mottagandet av förfrågan. I motiverade fall, särskilt med hänsyn till förfrågans omfattning, har företaget rätt att förlänga tidsfristen för svar till högst 2 månader. Företaget informerar alltid kunden i god tid om behovet av att förlänga tidsfristen.

Dokumentet uppdateras regelbundet, senast uppdaterat den 28 juni 2022.