Upravljavec osebnih podatkov in njegova identifikacija

1. Upravljavec je oseba, ki ima v posesti osebne podatke subjekta podatkov (strank) in določa namen in sredstva za njihovo obdelavo. Družba je upravljavec podatkov, saj zbira osebne podatke svojih strank, ki so fizične osebe, za namene izpolnjevanja obveznosti iz pogodbenih razmerij, izpolnjevanja povezanih pravnih obveznosti in v primeru izrecnega soglasja za pošiljanje marketinških sporočil in promocijo storitev družbe.
2. Družba s tem obvešča svoje stranke, da družba ni imenovala nobenega pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov in da družba prav tako nima nobenega zastopnika, ki bi izpolnjeval obveznosti, ki izhajajo iz uredbe.
3. Kontaktni podatki družbe so navedeni v glavi tega dokumenta.

Obseg in kategorije obdelave osebnih podatkov.

1. Družba obdeluje samo tiste osebne podatke, ki so nujno potrebni za pravilno vodenje pogajanj o pogodbenem razmerju s stranko, izpolnjevanje obveznosti iz sklenjenih pogodb, izpolnjevanje pravnih obveznosti, varstvo interesov družbe in v primeru izrecnega soglasja stranke z obdelavo osebnih podatkov, podatke, ki so potrebni za obveščanje stranke o storitvah in izdelkih družbe, novostih, akcijah, tekmovanjih, katalogih, oglasih, vrednotenju tekmovanj in pošiljanju dobitkov, voščil ob praznikih in rojstnih dnevih ter podobnih akcijah (v nadaljevanju "marketinški nameni").

Kategorije osebnih podatkov strank, ki jih obdeluje družba:

1. identifikacijski podatki – ime, priimek, naslov za dostavo in naslov za izdajo računa stranke
2. kontaktni podatki – e-poštni naslov in telefonska številka.

Namen obdelave osebnih podatkov, zakonitost obdelave.

1. Obdelava osebnih podatkov brez potrebe po soglasju:
   1. za namen sklenitve ustrezne pogodbe in zagotavljanja pogodbene izpolnitve:
      • gre za prostovoljno posredovanje osebnih podatkov s strani stranke, ki ima zanimanje za izdelke in storitve družbe,
   2. za namen izpolnjevanja pravnih obveznosti družbe:
      • družba prav tako obdeluje osebne podatke, če ji to nalaga zakon,
   3. obdelava na podlagi upravičenih interesov družbe:
      • zlasti za namen uveljavljanja pravnih zahtevkov, varstva in uveljavljanja upravičenih interesov družbe.
   4. Obdelava osebnih podatkov s soglasjem stranke:
      1. soglasje stranke je popolnoma prostovoljno, vendar hkrati nujno, da ga družba lahko obvešča o svojih izdelkih in storitvah, novostih, akcijah, tekmovanjih, katalogih, oglasih, vrednotenju tekmovanj in pošiljanju dobitkov, voščilih ob praznikih in rojstnih dnevih ter podobnih akcijah.
      2. družba ne posreduje osebnih podatkov stranke tretjim osebam za marketinške namene.
      3. Družba s tem obvešča svoje stranke, da brez njihovega soglasja ni mogoče pošiljati informacij o izdelkih in storitvah družbe, novostih, akcijah, tekmovanjih, katalogih, reklamah, vrednotenju tekmovanj in pošiljanju dobitkov, voščilih ob praznikih, rojstnih dnevih in podobnih dogodkih.
      4. Podeljeno soglasje lahko stranka kadarkoli prekliče, in sicer pisno na GDPR@harmonelo.com.

Obdobje, v katerem se osebni podatki obdelujejo.

1. Osebni podatki strank družbe se obdelujejo za obdobje, v katerem družba tem osebam zagotavlja svoje storitve oziroma za obdobje trajanja pogodbenega razmerja.
2. Po prenehanju pogodbenega razmerja in po poravnavi vseh povezanih obveznosti družba te osebne podatke hrani za nujno potrebno obdobje, ki ga zahtevajo ustrezni pravni predpisi, npr. zakon o računovodstvu, zakon o arhiviranju in spisovni službi, zakon o davku na dodano vrednost itd., kot tudi za obdobje trajanja splošnih in posebnih zastaralnih rokov posameznih zahtevkov.
3. V primeru soglasij, podeljenih za obdelavo osebnih podatkov za marketinške namene, je obdobje hrambe 3 leta od datuma podelitve soglasja, razen če je soglasje preklicano prej.
4. Družba se pri hrambi osebnih podatkov ravna po načelu minimalizacije podatkov. Po prenehanju namena obdelave osebnih podatkov ali po preteku obdobja, v katerem je družba dolžna ali upravičena hraniti osebne podatke, bodo osebni podatki iz evidence in sistema družbe popolnoma izbrisani. Osebni podatki torej niso nikoli obdelani ali hranjeni dlje, kot je nujno potrebno.

Kdo ima dostop do osebnih podatkov in komu so posredovani.

1. Za namen zagotavljanja zgoraj navedenih namenov obdelave lahko osebne podatke strank poleg družbe in njenih zaposlenih obdelujejo tudi drugi obdelovalci, s katerimi je družba sklenila pogodbe o obdelavi osebnih podatkov v skladu z Uredbo in zakonom.
2. Obdelovalci osebnih podatkov so zlasti:
   1. osebe, ki zagotavljajo ali sodelujejo pri zagotavljanju storitev družbe,
   2. pravni zastopnik ali revizor družbe,
   3. IT tehnik,
   4. zavarovalnica v primeru prijavljene zavarovalne škode.
3. Družba obdeluje osebne podatke avtomatizirano, vendar ne uporablja profiliranja.

Informacije o snemanju telefonskih klicev

1. Eden od načinov, na katerega družba obdeluje osebne podatke svojih strank, je snemanje telefonskih klicev. Stranka je na začetku telefonskega klica obveščena, da gre za posnet pogovor, in ali soglaša z zapisom.
2. Upravljavec tako obdelanih osebnih podatkov je družba, osebni podatki pa se obdelujejo za namen izpolnjevanja njenih pogodbenih obveznosti ter za namen nadzora, kako naši zaposleni izpolnjujejo svoje obveznosti do strank. Posnetki lahko služijo tudi kot dokazi v kateremkoli sodnem ali upravnem postopku.
3. Obdobje obdelave se razlikuje glede na vsebino telefonske komunikacije. Družba pa vedno hrani posnetke za obdobje, ki ga zahteva zakon, zaradi upravičenih interesov družbe in za obdobje, v katerem sta družba in stranka upravičeni drug do drugega uveljavljati pravice in zahtevke, ki izhajajo iz take komunikacije v skladu z ustrezno pravno ureditvijo, tj. ob upoštevanju zakonitih zastaralnih rokov. Glede na oceno vsebine klica s strani družbe in na to, kdo je klicatelj, se lahko posnetki hranijo 3 mesece, 3 leta ali 10 let.
4. Ker je predmet posnetka telefonski klic, ni mogoče vnaprej določiti, kateri osebni podatki bodo predmet te obdelave. Gre torej za osebne podatke, ki jih stranka družbe sporoči med telefonskim klicem. V osnovi gre za osnovne identifikacijske in kontaktne podatke, po potrebi pa tudi za druge opisne podatke.
5. Posnetke in osebne podatke, ki so v njih vsebovani, lahko dostopajo pooblaščeni zaposleni družbe, osebe, katerim je treba osebne podatke omogočiti dostop na podlagi in v skladu z določili ustreznih pravnih predpisov, subjekti, katerim je upravljavec upravičen omogočiti dostop do osebnih podatkov za namen varstva pravic in obveznosti, ki izhajajo iz pogajanj o pogodbenem razmerju ali iz samega pogodbenega razmerja, ter družbam ali drugim subjektom, ki za družbo opravljajo dejavnost na podlagi pogodb o storitvah ali sodelovanju. V drugem primeru te družbe nastopajo kot obdelovalci osebnih podatkov.

Katera so pravica naših strank.

1. Pravica do informacij o obdelavi osebnih podatkov
   1. Pravica do informacij pomeni vsa pravica stranke, navedena v čl. 13 Uredbe. Zlasti gre za pravico, da stranka pozna identiteto in kontaktne podatke upravljavca osebnih podatkov, namen in pravno podlago obdelave osebnih podatkov, prejemnike ali kategorije prejemnikov osebnih podatkov, obdobje hrambe osebnih podatkov, pravice subjekta (strank) in možnosti njihove uveljavitve.
2. Pravica do dostopa do osebnih podatkov
   1. Pravica do dostopa do osebnih podatkov pomeni vsa pravica stranke, navedena v čl. 15 Uredbe. Zlasti gre za pravico stranke, da od družbe pridobi potrdilo, ali in po potrebi za kakšen namen se obdelujejo osebni podatki.
   2. Stranka ima pravico zahtevati od družbe kopijo obdelanih osebnih podatkov. V primeru ponavljajočih se in očitno neutemeljenih zahtev je družba upravičena zaračunati stranki primerno pristojbino za kritje administrativnih stroškov, povezanih z zagotavljanjem kopije.
   3. Posnetke telefonskih klicev je mogoče zahtevati za plačilo 1.500 CZK/posnet klic. V zahtevi se mora prosilec identificirati tako, da bo jasno, da je upravičen zahtevati ustrezni posnetek. Gre zlasti za njegove identifikacijske podatke, navedene med telefonskim klicem, vsebino klica in po potrebi datum in čas telefonskega klica.
3. Pravica do popravka
   1. Pravica do popravka pomeni vsa pravica stranke, navedena v čl. 16 Uredbe, zlasti pravico, da družba brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne ali napačne osebne podatke, ki se nanašajo na stranko.
   2. Podlago za uveljavitev te pravice je sporočilo dejstev, ki vodijo k popravku ali dopolnitvi družbi.
4. Pravica do izbrisa (pravica do pozabe)
   1. Pravica do izbrisa pomeni vsa pravica stranke, navedena v čl. 17 Uredbe, zlasti pravico stranke, da družba na zahtevo brez nepotrebnega odlašanja izbriše njene osebne podatke, vključno s posnetki telefonskih klicev, pod pogojem, da so izpolnjeni pogoji, določeni v Uredbi.
5. Pravica do omejitve obdelave
   1. S pravico do omejitve obdelave se razumejo vsa pravica stranke, navedena v čl. 18 Uredbe, zlasti pravica do omejitve obdelave njenih osebnih podatkov na najnujnejše zakonite razloge.
   2. To pravico je mogoče uveljaviti zlasti v primerih, ko ni jasno, ali in kdaj bo potrebno izbrisati osebne podatke.
6. Pravica do ugovora
   1. Pravica do ugovora pomeni vsa pravica stranke, navedena v čl. 21 Uredbe. Če stranka ugotovi ali meni, da družba izvaja obdelavo njenih osebnih podatkov v nasprotju z varstvom njenega zasebnega življenja, v nasprotju z Uredbo ali v nasprotju z zakonom, lahko od družbe zahteva pojasnilo ali zahteva odpravo stanja.
7. Pravica do prenosljivosti podatkov
   1. Pravica do prenosljivosti podatkov pomeni vsa pravica stranke, navedena v čl. 20 Uredbe, zlasti pravico do pridobitve in/ali prenos osebnih podatkov, ki jih je stranka zagotovila, drugemu upravljavcu v strukturirani, splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki.
8. Pravica do vložitve pritožbe pri Informacijskem pooblaščencu
   1. Stranka ima pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu, ki deluje kot nadzorni organ v zadevah varstva podatkov. S tem pravica stranke do drugih sredstev varstva ni prizadeta.

Kje lahko stranke uveljavijo svoja pravica.

1. Stranke lahko uveljavijo posamezna pravica, navedena v 7. členu tega informativnega dokumenta, tako da se obrnejo na družbo po elektronski pošti:
2. Družba je dolžna rešiti zahteve strank najkasneje v enem mesecu od dneva prejema zahteve. V utemeljenih primerih, zlasti glede na obseg zahteve, je družba upravičena podaljšati rok za odgovor do 2 mesecev, o nujnosti podaljšanja roka pa družba stranko vedno pravočasno obvesti.

Dokument se redno posodablja, nazadnje je bil posodobljen 28. junija 2022.