Prevádzkovateľ osobných údajov a jeho identifikácia

1. Prevádzkovateľ je osoba, ktorá vlastní osobné údaje dotknutej osoby (zákazníkov) a určuje účel a prostriedky ich spracovania. Spoločnosť je prevádzkovateľom údajov, pretože zhromažďuje osobné údaje svojich zákazníkov, ktorí sú fyzickými osobami, na účely plnenia záväzkov zo zmluvných vzťahov, plnenia súvisiacich zákonných povinností a v prípade výslovného súhlasu aj na účely zasielania marketingovej komunikácie a propagácie služieb spoločnosti.
2. Spoločnosť týmto informuje svojich zákazníkov, že spoločnosť nevymenovala žiadnu osobu zodpovednú za ochranu osobných údajov a spoločnosť nemá ani žiadneho zástupcu, ktorý by plnil povinnosti vyplývajúce z nariadenia.
3. Kontaktné údaje spoločnosti sú uvedené v záhlaví tohto dokumentu.

Rozsah a kategórie spracúvania osobných údajov.

1. Spoločnosť spracúva len tie osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na riadne rokovanie o zmluvnom vzťahu so zákazníkom, plnenie záväzkov vyplývajúcich z uzatvorených zmlúv, plnenie zákonných povinností, ochranu záujmov spoločnosti a v prípade výslovného súhlasu zákazníka so spracovaním osobných údajov, údaje, ktoré sú potrebné na informovanie zákazníka o službách a produktoch spoločnosti, novinkách, podujatiach, súťažiach, katalógoch, inzerátoch, vyhodnocovanie súťaží a zasielanie výhier, želaní k sviatkom a narodeninám a podobných udalostiach (ďalej len "marketingové účely").

Kategórie osobných údajov zákazníkov, ktoré spoločnosť spracúva:

1. identifikačné údaje - meno, priezvisko, dodacia a fakturačná adresa zákazníka
2. kontaktné údaje - e-mailová adresa a telefónne číslo.

Účel spracovania osobných údajov, zákonnosť spracovania.

1. Spracúvanie osobných údajov bez potreby súhlasu:
   1. na účely rokovania o uzavretí príslušnej zmluvy a poskytnutia zmluvného plnenia:
      • ide o dobrovoľné poskytnutie osobných údajov zákazníkom, ktorý má záujem o produkty a služby spoločnosti,
   2. na účely plnenia zákonných povinností spoločnosti:
      • spoločnosť spracúva osobné údaje aj vtedy, ak jej to ukladá zákon,
   3. spracúvanie na základe oprávnených záujmov spoločnosti:
      • najmä na účely uplatňovania právnych nárokov, ochrany a presadzovania oprávnených záujmov spoločnosti.
   4. Spracúvanie osobných údajov so súhlasom zákazníka:
      1. súhlas zákazníka je úplne dobrovoľný, ale zároveň nevyhnutný na to, aby ho spoločnosť mohla informovať o svojich produktoch a službách, novinkách, akciách, súťažiach, katalógoch, inzerátoch, vyhodnotení súťaží a zasielaní výhier, želaní k sviatkom a narodeninám a podobných udalostiach.
      2. spoločnosť neposkytuje osobné údaje zákazníka tretím stranám na marketingové účely.
      3. Spoločnosť týmto informuje svojich zákazníkov, že bez ich súhlasu nie je možné zasielať zákazníkovi informácie o produktoch a službách Spoločnosti, novinkách, akciách, súťažiach, katalógoch, reklamách, vyhodnotení súťaží a zasielaní výhier, blahoželaní k sviatkom, narodeninám a podobných udalostiach.
      4. Udelený súhlas môže zákazník kedykoľvek odvolať, a to písomne na GDPR@harmonelo.com.

Obdobie, počas ktorého sa osobné údaje spracúvajú.

1. Osobné údaje zákazníkov spoločnosti sa spracúvajú po dobu, počas ktorej spoločnosť poskytuje týmto osobám svoje služby, resp. po dobu trvania zmluvného vzťahu.
2. Po ukončení zmluvného vzťahu a po vysporiadaní všetkých súvisiacich záväzkov spoločnosť uchováva tieto osobné údaje po nevyhnutnú dobu, ktorú vyžadujú príslušné právne predpisy, napr. zákon o účtovníctve, zákon o archívoch a registratúrach, zákon o dani z pridanej hodnoty atď, ako aj po dobu trvania všeobecných a osobitných premlčacích lehôt pre jednotlivé pohľadávky.
3. V prípade udelených súhlasov na spracúvanie osobných údajov na marketingové účely je doba uchovávania 3 roky odo dňa udelenia súhlasu, pokiaľ nedôjde k skoršiemu odvolaniu súhlasu.
4. Spoločnosť sa pri uchovávaní osobných údajov riadi zásadou minimalizácie údajov. Po zániku účelu spracúvania osobných údajov alebo po uplynutí doby, počas ktorej je spoločnosť povinná alebo oprávnená uchovávať osobné údaje, sa osobné údaje úplne vymažú z evidencie a systému spoločnosti. Osobné údaje sa teda nikdy nespracúvajú ani neuchovávajú dlhšie, ako je nevyhnutne potrebné.

Kto má prístup k osobným údajom a komu sa poskytujú.

1. Na zabezpečenie vyššie uvedených účelov spracúvania môžu osobné údaje zákazníkov spracúvať okrem spoločnosti a jej zamestnancov aj iní sprostredkovatelia, s ktorými má spoločnosť uzatvorené zmluvy o spracúvaní osobných údajov v súlade s Nariadením a zákonom.
2. Spracovateľmi osobných údajov sú najmä:
   1. osoby, ktoré poskytujú alebo sa podieľajú na poskytovaní služieb spoločnosti,
   2. zákonný zástupca alebo audítor spoločnosti,
   3. IT technik,
   4. poisťovňa v prípade nahlásenej poistnej udalosti.
3. Spoločnosť spracúva osobné údaje automatizovaným spôsobom, ale nepoužíva profilovanie.

Informácie o nahrávaní telefonických hovorov

1. Jedným zo spôsobov, akým spoločnosť spracúva osobné údaje svojich zákazníkov, je nahrávanie telefonických hovorov. Zákazník je na začiatku telefonického hovoru informovaný o tom, že hovor je nahrávaný, a či s nahrávaním súhlasí.
2. Správcom takto spracúvaných osobných údajov je spoločnosť a osobné údaje sú spracúvané za účelom plnenia jej zmluvných povinností a tiež na kontrolu toho, ako naši zamestnanci plnia svoje povinnosti voči zákazníkom. Nahrávky môžu slúžiť aj ako dôkaz v akomkoľvek súdnom alebo správnom konaní.
3. Doba spracúvania sa líši v závislosti od predmetu telefonickej komunikácie. Spoločnosť však vždy uchováva nahrávky po dobu vyžadovanú zákonom, z dôvodu oprávneného záujmu spoločnosti a po dobu, počas ktorej sú spoločnosť a zákazník oprávnení uplatňovať voči sebe navzájom práva a nároky vyplývajúce z takejto komunikácie podľa príslušných právnych predpisov, t. j. s prihliadnutím na zákonné premlčacie lehoty. V závislosti od posúdenia predmetu hovoru spoločnosťou a od toho, kto je volajúci, môžu byť nahrávky uchovávané po dobu 3 mesiacov, 3 rokov alebo 10 rokov.
4. Vzhľadom na to, že predmetom nahrávky je telefonický hovor, nie je možné vopred určiť, ktoré osobné údaje budú predmetom tohto spracovania. Budú to teda osobné údaje, ktoré zákazník poskytne spoločnosti počas telefonického hovoru. V zásade to budú základné identifikačné údaje a kontaktné údaje alebo iné popisné údaje.
5. Nahrávky a osobné údaje v nich obsiahnuté môžu byť sprístupnené oprávneným zamestnancom spoločnosti, osobám, ktorým je potrebné sprístupniť osobné údaje na základe a v súlade s ustanoveniami príslušných právnych predpisov, subjektom, ktorým je prevádzkovateľ oprávnený sprístupniť osobné údaje na účely ochrany práv a povinností vyplývajúcich z rokovania o zmluvnom vzťahu alebo zo samotného zmluvného vzťahu, a spoločnostiam alebo iným subjektom, ktoré vykonávajú činnosti pre spoločnosť na základe zmlúv o poskytovaní služieb alebo o spolupráci. V druhom prípade tieto spoločnosti pôsobia ako spracovatelia osobných údajov.

Aké sú práva našich zákazníkov.

1. Právo na informácie týkajúce sa spracúvania osobných údajov
   1. Právo na informácie znamená všetky práva zákazníka uvedené v článku 13 nariadenia. Ide najmä o právo poznať totožnosť a kontaktné údaje prevádzkovateľa osobných údajov, účel a právny základ spracúvania osobných údajov, príjemcov alebo kategórie príjemcov osobných údajov, dobu uchovávania osobných údajov, práva dotknutej osoby (zákazníkov) a možnosti ich uplatnenia.
2. Právo na prístup k osobným údajom
   1. Právo na prístup k osobným údajom znamená všetky práva zákazníka uvedené v článku 15 nariadenia. Ide najmä o právo zákazníka získať od spoločnosti potvrdenie o tom, či a prípadne na aký účel sa osobné údaje spracúvajú.
   2. Zákazník má právo požiadať spoločnosť o kópie spracúvaných osobných údajov. V prípade opakovaných a zjavne neopodstatnených žiadostí je spoločnosť oprávnená účtovať zákazníkovi primeraný poplatok na pokrytie administratívnych nákladov spojených so získaním kópie.
   3. Nahrávky telefonických hovorov je možné vyžiadať za poplatok 1 500 CZK za nahratý hovor. Žiadateľ sa musí v žiadosti identifikovať tak, aby bolo jasné, že je oprávnený požiadať o príslušnú nahrávku. Zahrnie to najmä jeho identifikačné údaje poskytnuté počas telefonického hovoru, predmet hovoru a prípadne dátum a čas telefonického hovoru.
3. Právo na opravu
   1. Právo na opravu znamená všetky práva zákazníka uvedené v článku 16 nariadenia, najmä právo na to, aby spoločnosť bez zbytočného odkladu opravila nepresné alebo nesprávne osobné údaje týkajúce sa zákazníka.
   2. Základom pre uplatnenie tohto práva je oznámenie skutočností vedúcich k opravám alebo doplneniu spoločnosti.
4. Právo na vymazanie (právo na zabudnutie)
   1. Právo na výmaz znamená všetky práva zákazníka uvedené v článku 17 nariadenia, najmä právo zákazníka na to, aby spoločnosť bez zbytočného odkladu na požiadanie vymazala jeho osobné údaje, vrátane záznamov telefonických hovorov, za predpokladu, že sú splnené podmienky stanovené v nariadení.
5. Právo na obmedzenie spracúvania
   1. Právo na obmedzenie spracúvania znamená všetky práva zákazníka uvedené v článku 18 nariadenia, najmä právo obmedziť spracúvanie svojich osobných údajov na najnevyhnutnejšie zákonné dôvody.
   2. Toto právo možno uplatniť najmä v prípadoch, keď nie je jasné, či a kedy budú osobné údaje musieť byť vymazané.
6. Právo namietať
   1. Právo namietať znamená všetky práva zákazníka uvedené v článku 21 nariadenia. Ak zákazník zistí alebo sa domnieva, že spoločnosť spracúva jeho osobné údaje v rozpore s ochranou jeho súkromného života, v rozpore s nariadením alebo v rozpore so zákonom, môže od spoločnosti požadovať vysvetlenie alebo nápravu situácie.
7. Právo na prenosnosť údajov
   1. Právo na prenosnosť údajov znamená všetky práva zákazníka uvedené v článku 20 nariadenia, najmä právo získať a/alebo preniesť osobné údaje poskytnuté zákazníkom inému prevádzkovateľovi v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte.
8. Právo podať sťažnosť orgánu na ochranu údajov
   1. Zákazník má tiež právo podať sťažnosť orgánu na ochranu údajov, ktorý pôsobí ako dozorný orgán v oblasti ochrany údajov. Právo zákazníka na iné prostriedky ochrany tým nie je dotknuté.

Kde môžu zákazníci uplatniť svoje práva.

1. Zákazníci môžu uplatniť jednotlivé práva uvedené v článku 7 tohto informačného dokumentu tak, že sa obrátia na spoločnosť e-mailom:
2. Spoločnosť je povinná vyriešiť požiadavky zákazníkov najneskôr do 1 mesiaca odo dňa prijatia požiadavky. V odôvodnených prípadoch, najmä s ohľadom na rozsah požiadavky, je spoločnosť oprávnená predĺžiť lehotu na vyjadrenie až na 2 mesiace, pričom o potrebe predĺženia lehoty spoločnosť zákazníka vždy včas informuje.

Dokument sa pravidelne aktualizuje, naposledy bol aktualizovaný 28. júna 2022