Оператор персональных данных и его идентификация

1. Оператор — это лицо, которое владеет персональными данными субъекта данных (клиентов) и определяет цели и средства их обработки. Компания является оператором данных, так как собирает персональные данные своих клиентов, являющихся физическими лицами, для целей исполнения обязательств по договорным отношениям, выполнения соответствующих юридических обязанностей, а в случае явного согласия — для рассылки маркетинговых сообщений и продвижения услуг компании.
2. Компания информирует своих клиентов о том, что не назначила ответственного за защиту персональных данных, а также не имеет представителя, который бы выполнял обязанности, вытекающие из регламента.
3. Контактные данные компании указаны в заголовке настоящего документа.

Объем и категории обработки персональных данных.

1. Компания обрабатывает только те персональные данные, которые необходимы для надлежащего ведения переговоров о договорных отношениях с клиентом, исполнения обязательств по заключенным договорам, выполнения юридических обязанностей, защиты интересов компании, а в случае явного согласия клиента на обработку персональных данных — данные, необходимые для информирования клиента о услугах и продуктах компании, новостях, акциях, конкурсах, каталогах, рекламе, оценке конкурсов и отправке выигрышей, поздравлений с именинами и днями рождения и подобных мероприятиях (далее — "маркетинговые цели").

Категории персональных данных клиентов, обрабатываемых компанией:

1. идентификационные данные — имя, фамилия, адрес доставки и выставления счетов клиента
2. контактные данные — адрес электронной почты и номер телефона.

Цель обработки персональных данных, законность обработки.

1. Обработка персональных данных без необходимости согласия:
   1. с целью заключения соответствующего договора и предоставления договорного исполнения:
      • речь идет о добровольном предоставлении клиентом персональных данных, если он заинтересован в продуктах и услугах компании,
   2. с целью выполнения юридических обязанностей компании:
      • компания также обрабатывает персональные данные, если это предписывает закон,
   3. обработка на основании законных интересов компании:
      • в частности, с целью предъявления правовых требований, защиты и отстаивания законных интересов компании.
   4. Обработка персональных данных с согласия клиента:
      1. согласие клиента является полностью добровольным, но в то же время необходимым для того, чтобы компания могла информировать его о своих продуктах и услугах, новостях, акциях, конкурсах, каталогах, рекламе, оценке конкурсов и отправке выигрышей, поздравлений с именинами и днями рождения и подобных мероприятиях.
      2. компания не передает персональные данные клиента третьим лицам в маркетинговых целях.
      3. Компания информирует своих клиентов о том, что без их согласия невозможно отправлять клиенту информацию о продуктах и услугах компании, новостях, акциях, конкурсах, каталогах, рекламе, оценке конкурсов и отправке выигрышей, поздравлений с именинами, днями рождения и подобных событиях.
      4. Данное согласие клиент может в любое время отозвать, направив письменное уведомление на GDPR@harmonelo.com.

Срок, в течение которого обрабатываются персональные данные.

1. Персональные данные клиентов компании обрабатываются в течение периода, в который компания предоставляет этим лицам свои услуги, то есть в течение действия договорных отношений.
2. После прекращения договорных отношений и урегулирования всех связанных обязательств компания хранит эти персональные данные в течение необходимого срока, требуемого соответствующими правовыми актами, например, законом о бухгалтерском учете, законом об архивном деле и делопроизводстве, законом о налоге на добавленную стоимость и т. д., а также в течение срока общих и специальных сроков исковой давности по отдельным требованиям.
3. В случае согласий на обработку персональных данных в маркетинговых целях срок хранения составляет 3 года с даты предоставления согласия, если согласие не было отозвано ранее.
4. При хранении персональных данных компания руководствуется принципом минимизации данных. После прекращения цели обработки персональных данных или по истечении срока, в течение которого компания обязана или вправе хранить персональные данные, они будут полностью удалены из реестров и системы компании. Персональные данные никогда не обрабатываются и не хранятся дольше, чем это необходимо.

Кто имеет доступ к персональным данным и кому они предоставляются.

1. Для обеспечения вышеуказанных целей обработки персональные данные клиентов могут обрабатываться не только компанией и её сотрудниками, но и другими обработчиками, с которыми компания заключила договоры об обработке персональных данных в соответствии с Регламентом и законом.
2. Обработчиками персональных данных являются, в частности:
   1. лица, предоставляющие или участвующие в предоставлении услуг компании,
   2. юридический представитель или аудитор компании,
   3. IT-специалист,
   4. страховая компания в случае заявленного страхового случая.
3. Компания обрабатывает персональные данные автоматизированным способом, но не использует профилирование.

Информация о записи телефонных разговоров

1. Одним из способов обработки компанией персональных данных своих клиентов является запись телефонных разговоров. Клиент в начале телефонного разговора информируется о том, что разговор записывается, и спрашивается его согласие на запись.
2. Оператором таких обрабатываемых персональных данных является компания, и персональные данные обрабатываются с целью исполнения её договорных обязательств, а также для контроля за выполнением сотрудниками своих обязанностей перед клиентами. Записи также могут служить доказательствами в любом судебном или административном процессе.
3. Срок обработки зависит от предмета телефонного общения. Однако компания всегда хранит записи в течение срока, требуемого законом, в связи с законными интересами компании и в течение периода, в который компания и клиент вправе предъявлять друг другу права и требования, вытекающие из такого общения, в соответствии с действующим законодательством, то есть с учётом сроков исковой давности. В зависимости от оценки предмета разговора компанией и того, кто является звонящим, записи могут храниться в течение 3 месяцев, 3 лет или 10 лет.
4. Поскольку предметом записи является телефонный разговор, заранее невозможно определить, какие именно персональные данные будут обрабатываться. Речь идёт о тех персональных данных, которые клиент сообщит во время телефонного разговора. В основном это будут основные идентификационные и контактные данные, возможно, и другие описательные данные.
5. Записи и содержащиеся в них персональные данные могут быть доступны уполномоченным сотрудникам компании, лицам, которым необходимо предоставить доступ к персональным данным на основании и в соответствии с положениями соответствующих правовых актов, субъектам, которым оператор вправе предоставить персональные данные для защиты прав и обязанностей, вытекающих из переговоров о договорных отношениях или из самих договорных отношений, а также компаниям или другим субъектам, выполняющим для компании деятельность на основании договоров об оказании услуг или сотрудничестве. В последнем случае такие компании выступают в роли обработчиков персональных данных.

Какие права имеют наши клиенты.

1. Право на информацию об обработке персональных данных
   1. Право на информацию включает все права клиента, предусмотренные статьёй 13 Регламента. В частности, это право знать идентификационные и контактные данные оператора персональных данных, цель и правовое основание обработки персональных данных, получателей или категории получателей персональных данных, срок хранения персональных данных, права субъекта данных (клиентов) и возможности их реализации.
2. Право на доступ к персональным данным
   1. Право на доступ к персональным данным включает все права клиента, предусмотренные статьёй 15 Регламента. В частности, это право клиента получить от компании подтверждение того, обрабатываются ли его персональные данные и, если да, то с какой целью.
   2. Клиент имеет право запросить у компании копии обрабатываемых персональных данных. В случае повторных и явно необоснованных запросов компания вправе взимать с клиента разумную плату за покрытие административных расходов, связанных с предоставлением копии.
   3. Записи телефонных разговоров можно запросить за плату в размере 1 500 чешских крон за запись. Заявитель должен идентифицировать себя в запросе таким образом, чтобы было очевидно, что он уполномочен запрашивать соответствующую запись. Речь идёт, в частности, о его идентификационных данных, предоставленных во время телефонного разговора, предмете разговора, а также, при необходимости, о дате и времени телефонного разговора.
3. Право на исправление
   1. Право на исправление включает все права клиента, предусмотренные статьёй 16 Регламента, в частности право на то, чтобы компания без неоправданной задержки исправила неточные или неверные персональные данные, касающиеся клиента.
   2. Основанием для реализации этого права является сообщение фактов, ведущих к исправлению или дополнению данных.
4. Право на удаление (право быть забытым)
   1. Право на удаление включает все права клиента, предусмотренные статьёй 17 Регламента, в частности право клиента на то, чтобы компания по его запросу без неоправданной задержки удалила его персональные данные, включая записи телефонных разговоров, при условии соблюдения условий, установленных Регламентом.
5. Право на ограничение обработки
   1. Право на ограничение обработки включает все права клиента, предусмотренные статьёй 18 Регламента, в частности право на ограничение обработки его персональных данных до минимально необходимых законных оснований.
   2. Это право может быть реализовано, в частности, в случаях, когда неясно, когда и нужно ли будет удалять персональные данные.
6. Право на возражение
   1. Право на возражение включает все права клиента, предусмотренные статьёй 21 Регламента. Если клиент обнаружит или предположит, что компания осуществляет обработку его персональных данных в нарушение защиты его частной жизни, в нарушение Регламента или закона, он может потребовать от компании объяснений или устранения ситуации.
7. Право на переносимость данных
   1. Право на переносимость данных включает все права клиента, предусмотренные статьёй 20 Регламента, в частности право получить и/или передать персональные данные, предоставленные клиентом, другому оператору в структурированном, общепринятом и машиночитаемом формате.
8. Право подать жалобу в Управление по защите персональных данных
   1. Клиент также имеет право подать жалобу в Управление по защите персональных данных, которое выступает в качестве надзорного органа в вопросах защиты данных. Право клиента на другие средства защиты при этом не затрагивается.

Где клиенты могут реализовать свои права.

1. Клиенты могут реализовать отдельные права, указанные в статье 7 настоящего информационного документа, обратившись в компанию по электронной почте:
2. Компания обязана рассмотреть запросы клиентов не позднее чем в течение 1 месяца со дня получения запроса. В обоснованных случаях, особенно с учётом объёма запроса, компания вправе продлить срок рассмотрения до 2 месяцев, о необходимости продления срока компания всегда своевременно информирует клиента.

Документ регулярно обновляется, последнее обновление было произведено 28 июня 2022 года.