Administrator danych osobowych i jego identyfikacja

1. Administrator danych to osoba, która posiada dane osobowe osób, których dane dotyczą (klientów) i określa cel oraz sposoby ich przetwarzania. Firma jest administratorem danych, ponieważ gromadzi dane osobowe swoich klientów będących osobami fizycznymi w celu wypełnienia zobowiązań wynikających ze stosunków umownych, przestrzegania związanych z tym obowiązków prawnych oraz, w przypadku wyraźnej zgody, w celu wysyłania informacji marketingowych i promowania usług firmy.
2. Spółka niniejszym informuje swoich klientów, że nie powołała inspektora ochrony danych, a także nie posiada przedstawiciela do wypełniania obowiązków wynikających z rozporządzenia.
3. Dane kontaktowe Spółki podano na początku niniejszego dokumentu.

Zakres i kategorie przetwarzania danych osobowych.

1. Firma przetwarza wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne do prawidłowego negocjowania stosunku umownego z klientem, wykonywania zobowiązań wynikających z zawartych umów, wypełniania obowiązków prawnych, ochrony interesów firmy oraz, w przypadku wyraźnej zgody klienta na przetwarzanie danych osobowych, dane niezbędne do informowania klienta o usługach i produktach firmy, aktualności, wydarzenia, konkursy, katalogi, reklamy, ocena konkursów i wysyłanie nagród, życzenia świąteczne i urodzinowe oraz podobne wydarzenia (zwane dalej „celami marketingowymi” ).

Kategorie danych osobowych klientów przetwarzanych przez firmę:

1. dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, adres dostawy i adres rozliczeniowy klienta
2. dane kontaktowe – adres e-mail i numer telefonu.

Cel przetwarzania danych osobowych, zgodność przetwarzania z prawem.

<li>Przetwarzanie danych osobowych bez konieczności uzyskania zgody:<letterlist>
1. w celu negocjowania odpowiedniej umowy i zapewnienia jej wykonania:
   • jest to dobrowolne podanie danych osobowych przez klienta zainteresowanego produktami i usługami firmy,
2. w celu wypełnienia obowiązków prawnych firmy:
   • firma przetwarza również dane osobowe, jeśli wymaga tego prawo,
3. przetwarzanie w oparciu o uzasadnione interesy firmy:
   • w szczególności w celu dochodzenia roszczeń prawnych, ochrony i promowania uzasadnionych interesów firmy.
<letteritem>Przetwarzanie danych osobowych za zgodą klienta:<romanlist>
4. zgoda klienta jest całkowicie dobrowolna, ale jednocześnie niezbędna, aby firma mogła informować go o swoich produktach i usługach, nowościach, promocjach, konkursach, katalogach, reklamach, ocenach konkursów i wysyłaniu nagród, życzeniach świątecznych i urodzinowych oraz podobnych wydarzeniach.
5. Firma nie udostępnia danych osobowych klientów stronom trzecim w celach marketingowych.
6. Firma niniejszym informuje swoich klientów, że bez ich zgody nie jest możliwe wysyłanie klientom informacji o produktach i usługach firmy, nowościach, wydarzeniach, konkursach, katalogach, reklamach, ocenach konkursów i wysyłaniu nagród, życzeniach świątecznych, urodzinowych i podobnych wydarzeniach.
<romanitem>Klient może w każdej chwili wycofać udzieloną zgodę, pisząc na adres GDPR@harmonelo.com.

Okres, przez który dane osobowe są przetwarzane.

1. Dane osobowe klientów firmy są przetwarzane przez okres, w którym firma świadczy usługi na rzecz tych osób lub przez okres trwania stosunku umownego.
2. Po wygaśnięciu stosunku umownego i po uregulowaniu wszystkich związanych z nim zobowiązań firma przechowuje te dane osobowe przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy, np. ustawę o rachunkowości, ustawę o archiwach i dokumentacji, ustawę o podatku od towarów i usług itp., a także przez okres ogólnych i szczególnych terminów przedawnienia poszczególnych roszczeń.
3. W przypadku zgód udzielonych na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych okres przechowywania wynosi 3 lata od daty wyrażenia zgody, chyba że zgoda zostanie wcześniej cofnięta.
4. Firma kieruje się zasadą minimalizacji danych podczas przechowywania danych osobowych. Gdy cel przetwarzania danych osobowych przestaje istnieć lub upływa okres, przez który firma jest zobowiązana lub uprawniona do przechowywania danych osobowych, dane osobowe są całkowicie usuwane z rejestrów i systemu firmy. W ten sposób dane osobowe nigdy nie są przetwarzane ani przechowywane dłużej, niż jest to absolutnie konieczne.

Kto ma dostęp do danych osobowych, komu są one przekazywane.

1. W celu zapewnienia realizacji powyższych celów przetwarzania dane osobowe klientów mogą być przetwarzane również przez inne podmioty przetwarzające, oprócz spółki i jej pracowników, z którymi spółka zawarła umowy o przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem i przepisami prawa.
2. W szczególności podmiotami przetwarzającymi dane osobowe są:
   1. osoby świadczące lub uczestniczące w świadczeniu usług na rzecz firmy,
   2. przedstawiciel prawny lub audytor firmy,
   3. technik informatyczny,
   4. firma ubezpieczeniowa w przypadku zgłoszenia roszczenia ubezpieczeniowego.
3. Firma przetwarza dane osobowe w sposób zautomatyzowany, ale nie stosuje profilowania.

Informacje dotyczące nagrywania rozmów telefonicznych

1. Jednym ze sposobów przetwarzania danych osobowych klientów przez firmę jest nagrywanie rozmów telefonicznych. Na początku rozmowy telefonicznej klient jest informowany, że rozmowa jest nagrywana i czy wyraża zgodę na nagrywanie.
2. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ten sposób jest firma, a dane osobowe są przetwarzane w celu wypełnienia zobowiązań umownych, a także w celu kontroli sposobu wypełniania przez naszych pracowników zobowiązań wobec klientów. Nagrania mogą również służyć jako dowód w postępowaniach sądowych lub administracyjnych.
3. Czas przetwarzania różni się w zależności od tematu rozmowy telefonicznej. Jednak firma zawsze przechowuje nagrania przez okres wymagany przez prawo, ze względu na uzasadniony interes firmy oraz tak długo, jak firma i klient są uprawnieni do dochodzenia wobec siebie praw i roszczeń wynikających z takich rozmów na podstawie odpowiednich przepisów, tj. z uwzględnieniem ustawowych terminów przedawnienia. W zależności od oceny przez firmę przedmiotu rozmowy i tożsamości rozmówcy, nagrania mogą być przechowywane przez okres 3 miesięcy, 3 lat lub 10 lat.
4. Ze względu na fakt, że przedmiotem nagrania jest rozmowa telefoniczna, nie jest możliwe określenie z góry, które dane osobowe będą podlegały przetwarzaniu. Będą to zatem dane osobowe, które klient ujawnia firmie podczas rozmowy telefonicznej. Zasadniczo będą to podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe lub inne dane opisowe.
5. Nagrania i zawarte w nich dane osobowe mogą być ujawniane upoważnionym pracownikom firmy, osobom, którym ujawnienie danych osobowych jest konieczne na podstawie i zgodnie z przepisami odpowiednich aktów prawnych, podmiotom, którym administrator ma prawo ujawniać dane osobowe w celu ochrony praw i obowiązków wynikających z negocjacji stosunku umownego lub z samego stosunku umownego, oraz spółkom lub innym podmiotom, które wykonują czynności na rzecz spółki na podstawie umów o świadczenie usług lub umów o współpracę. W tym ostatnim przypadku spółki te pełnią rolę podmiotów przetwarzających dane osobowe.

Jakie są prawa naszych klientów?

1. Prawo do informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych
   1. Prawo do informacji oznacza wszystkie prawa klienta zawarte w art. 13 rozporządzenia. W szczególności jest to prawo do poznania tożsamości i danych kontaktowych administratora danych osobowych, celu i podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych, odbiorców lub kategorii odbiorców danych osobowych, okresu przechowywania danych osobowych, praw osoby, której dane dotyczą (klientów) oraz możliwości ich wykonywania.
2. Prawo dostępu do danych osobowych
   1. Prawo dostępu do danych osobowych oznacza wszystkie prawa klienta zawarte w art. 15 Rozporządzenia. W szczególności jest to prawo klienta do uzyskania od firmy potwierdzenia, czy i w jakim celu przetwarzane są dane osobowe.
   2. Klient ma prawo zażądać od firmy kopii przetwarzanych danych osobowych. W przypadku powtarzających się i ewidentnie bezzasadnych wniosków firma ma prawo pobrać od klienta rozsądną opłatę na pokrycie kosztów administracyjnych związanych z uzyskaniem kopii.
   3. Nagrania rozmów telefonicznych można uzyskać za opłatą w wysokości 1500 CZK za każdą nagraną rozmowę. Wnioskodawca musi się zidentyfikować we wniosku w taki sposób, aby było jasne, że jest uprawniony do żądania odpowiedniego nagrania. W szczególności będzie to obejmowało dane identyfikacyjne podane podczas rozmowy telefonicznej, temat rozmowy oraz, w stosownych przypadkach, datę i godzinę rozmowy telefonicznej.
3. Prawo do sprostowania
   1. Prawo do sprostowania oznacza wszystkie prawa klienta zawarte w art. 16 rozporządzenia, w szczególności prawo do niezwłocznego sprostowania przez spółkę nieprawidłowych lub błędnych danych osobowych dotyczących klienta.
   2. Podstawą do skorzystania z tego prawa jest przekazanie spółce informacji o faktach prowadzących do sprostowania lub uzupełnienia.
4. Prawo do usunięcia (prawo do bycia zapomnianym)
   1. Prawo do usunięcia oznacza wszystkie prawa klienta zawarte w art. 17 rozporządzenia, w szczególności prawo klienta do żądania od przedsiębiorstwa niezwłocznego usunięcia jego danych osobowych, w tym nagrań rozmów telefonicznych, pod warunkiem spełnienia warunków określonych w rozporządzeniu.
5. Prawo do ograniczenia przetwarzania
   1. Prawo do ograniczenia przetwarzania oznacza wszystkie prawa klienta zawarte w art. 18 rozporządzenia, w szczególności prawo do ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych do najbardziej niezbędnych podstaw prawnych.
   2. Prawo to może być wykonywane w szczególności w przypadkach, gdy nie jest jasne, czy i kiedy dane osobowe będą musiały zostać usunięte.
6. Prawo do sprzeciwu
   1. Prawo do sprzeciwu oznacza wszystkie prawa klienta zawarte w art. 21 Rozporządzenia. Jeśli klient odkryje lub uważa, że firma przetwarza jego dane osobowe z naruszeniem ochrony jego życia prywatnego, z naruszeniem Rozporządzenia lub z naruszeniem prawa, może zwrócić się do firmy o wyjaśnienie lub zażądać naprawienia sytuacji.
7. Prawo do przenoszenia danych
   1. Prawo do przenoszenia danych oznacza wszystkie prawa klienta zawarte w art. 20 rozporządzenia, w szczególności prawo do uzyskania i/lub przekazania danych osobowych dostarczonych przez klienta innemu administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
8. Prawo do wniesienia skargi do organu ochrony danych
   1. Klient ma również prawo do wniesienia skargi do organu ochrony danych, który pełni funkcję organu nadzorczego w sprawach dotyczących ochrony danych. Nie ma to wpływu na prawo klienta do innych środków ochrony.

Gdzie klienci mogą skorzystać ze swoich praw.

1. Klienci mogą skorzystać z indywidualnych praw określonych w art. 7 niniejszego dokumentu informacyjnego, kontaktując się z Firmą za pośrednictwem poczty elektronicznej: GDPR@harmonelo.com
2. Firma jest zobowiązana do rozpatrzenia wniosków klientów w ciągu maksymalnie 1 miesiąca od daty otrzymania wniosku. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w odniesieniu do zakresu wniosku, firma ma prawo przedłużyć termin na udzielenie odpowiedzi do 2 miesięcy, zawsze informując klienta w odpowiednim czasie o konieczności przedłużenia terminu.

Dokument jest regularnie aktualizowany, ostatnia aktualizacja miała miejsce 28 czerwca 2022 r.