Personvernansvarlig og identifikasjon

1. Personvernansvarlig er en person som har personopplysninger om et registrert individ (kunder) og som fastsetter formålet med og midlene for behandlingen av disse opplysningene. Selskapet er personvernansvarlig ettersom det samler inn personopplysninger om sine kunder, som er fysiske personer, for å oppfylle forpliktelser i kontraktsforhold, oppfylle tilknyttede juridiske forpliktelser, og i tilfeller der det foreligger uttrykkelig samtykke, for å sende markedsføringsmeldinger og promotere selskapets tjenester.
2. Selskapet informerer herved sine kunder om at selskapet ikke har utnevnt noen personvernombud, og at selskapet heller ikke har noen representant som oppfyller pliktene som følger av forordningen.
3. Kontaktinformasjonen til selskapet er oppgitt i toppen av dette dokumentet.

Omfang og kategorier av behandling av personopplysninger.

1. Selskapet behandler kun de personopplysningene som er nødvendige for å inngå kontraktsforhold med kunden, oppfylle forpliktelser fra inngåtte kontrakter, oppfylle juridiske forpliktelser, beskytte selskapets interesser, og i tilfeller der kunden har gitt uttrykkelig samtykke til behandling av personopplysninger, opplysninger som er nødvendige for å informere kunden om selskapets tjenester og produkter, nyheter, kampanjer, konkurranser, kataloger, annonsering, evaluering av konkurranser og tildeling av premier, gratulasjoner til navnedager og fødselsdager, og lignende aktiviteter (heretter kalt "markedsføringsformål").

Kategorier av personopplysninger om kunder som behandles av selskapet:

1. identifiserende opplysninger - navn, etternavn, leverings- og fakturaadresse til kunden
2. kontaktopplysninger - e-postadresse og telefonnummer.

Formål med behandling av personopplysninger og lovlighet.

1. Behandling av personopplysninger uten behov for samtykke:
   1. for å inngå relevant kontrakt og levere kontraktsmessig ytelse:
      • dette gjelder frivillig utlevering av personopplysninger fra kunden, som er interessert i selskapets produkter og tjenester,
   2. for å oppfylle selskapets juridiske forpliktelser:
      • selskapet behandler også personopplysninger når loven pålegger det,
   3. behandling basert på selskapets berettigede interesser:
      • spesielt for å gjøre gjeldende rettskrav, beskytte og fremme selskapets berettigede interesser.
   4. Behandling av personopplysninger med kundens samtykke:
      1. kundens samtykke er helt frivillig, men samtidig nødvendig for at selskapet skal kunne informere om sine produkter og tjenester, nyheter, kampanjer, konkurranser, kataloger, annonser, evaluering av konkurranser og tildeling av premier, gratulasjoner til navnedager og fødselsdager, og lignende aktiviteter.
      2. selskapet gir ikke kundens personopplysninger til tredjeparter for markedsføringsformål.
      3. Selskapet informerer herved sine kunder om at uten deres samtykke er det ikke mulig å sende informasjon om selskapets produkter og tjenester, nyheter, kampanjer, konkurranser, kataloger, reklame, evaluering av konkurranser og tildeling av premier, gratulasjoner til navnedager, fødselsdager og lignende hendelser.
      4. Gitt samtykke kan kunden når som helst trekke tilbake, skriftlig til GDPR@harmonelo.com.

Periode hvor personopplysninger behandles.

1. Selskapet behandler kunders personopplysninger i den perioden selskapet tilbyr sine tjenester til disse personene, henholdsvis i løpet av kontraktsforholdets varighet.
2. Etter avslutning av kontraktsforholdet og etter oppgjør av alle tilknyttede forpliktelser, oppbevarer selskapet disse personopplysningene i den nødvendige perioden som kreves av gjeldende lovgivning, for eksempel regnskapsloven, arkivloven og dokumenthåndteringsloven, merverdiavgiftsloven osv., samt i løpet av generelle og spesielle foreldelsesfrister for enkeltkrav.
3. Ved samtykker gitt til behandling av personopplysninger for markedsføringsformål, er oppbevaringstiden 3 år fra samtykkets dato, med mindre samtykket trekkes tilbake tidligere.
4. Selskapet følger prinsippet om dataminimering ved oppbevaring av personopplysninger. Etter at formålet med behandlingen av personopplysninger opphører eller etter utløpet av perioden hvor selskapet er forpliktet eller berettiget til å oppbevare personopplysninger, vil personopplysningene bli fullstendig slettet fra selskapets registre og systemer. Personopplysninger behandles eller oppbevares aldri lenger enn strengt nødvendig.

Hvem har tilgang til personopplysninger og til hvem de blir gitt.

1. For å sikre de ovennevnte formålene med behandlingen, kan kunders personopplysninger behandles, i tillegg til selskapet og dets ansatte, også av andre databehandlere som selskapet har inngått avtaler om behandling av personopplysninger med i samsvar med forordningen og loven.
2. Databehandlere er særlig:
   1. personer som tilbyr eller medvirker til å tilby selskapets tjenester,
   2. selskapets juridiske representant eller revisor,
   3. IT-tekniker,
   4. forsikringsselskap ved meldt forsikringstilfelle.
3. Selskapet behandler personopplysninger automatisert, men bruker ikke profilering.

Informasjon om opptak av telefonsamtaler

1. En av måtene selskapet behandler kunders personopplysninger på, er gjennom opptak av telefonsamtaler. Kunden blir informert i begynnelsen av telefonsamtalen om at det er en opptatt samtale, og om de samtykker til opptaket.
2. Den behandlingsansvarlige for slike personopplysninger er selskapet, og personopplysningene behandles for å oppfylle selskapets kontraktmessige forpliktelser, samt for å kontrollere hvordan våre ansatte oppfyller sine plikter overfor kundene. Opptakene kan også tjene som bevis i enhver rettslig eller administrativ prosess.
3. Behandlingsperioden varierer avhengig av innholdet i telefonsamtalen. Selskapet oppbevarer imidlertid alltid opptakene i den perioden som kreves ved lov, av hensyn til selskapets berettigede interesser, og i den perioden hvor selskapet og kunden har rett til å gjøre gjeldende rettigheter og krav som følger av slik kommunikasjon i henhold til gjeldende lovgivning, det vil si med hensyn til lovbestemte foreldelsesfrister. Avhengig av selskapets vurdering av samtalens innhold og hvem som er den som ringer, kan opptakene oppbevares i 3 måneder, 3 år eller 10 år.
4. Ettersom opptaket gjelder en telefonsamtale, er det ikke mulig å på forhånd angi hvilke personopplysninger som vil være gjenstand for slik behandling. Det vil derfor dreie seg om de personopplysningene som kunden gir selskapet under telefonsamtalen. I utgangspunktet vil dette være grunnleggende identifiserende opplysninger og kontaktopplysninger, eventuelt andre beskrivende opplysninger.
5. Opptakene og personopplysningene som inngår i dem, kan gjøres tilgjengelige for autoriserte ansatte i selskapet, personer som det er nødvendig å gi tilgang til personopplysningene på grunnlag av og i samsvar med bestemmelsene i gjeldende lovverk, enheter som den behandlingsansvarlige har rett til å gi tilgang til personopplysninger for å beskytte rettigheter og forpliktelser som følger av forhandlinger om kontraktsforhold eller av selve kontraktsforholdet, og selskaper eller andre enheter som utfører tjenester for selskapet på grunnlag av avtaler om tjenester eller samarbeid. I sistnevnte tilfelle opptrer disse selskapene som databehandlere.

Hvilke rettigheter har våre kunder.

1. Retten til informasjon om behandling av personopplysninger
   1. Retten til informasjon omfatter alle kundens rettigheter som fremgår av artikkel 13 i forordningen. Spesielt gjelder dette retten til å kjenne identiteten til og kontaktopplysningene for den behandlingsansvarlige, formålet med og det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger, mottakere eller kategorier av mottakere av personopplysninger, oppbevaringsperioden for personopplysninger, rettighetene til den registrerte (kundene) og mulighetene for å gjøre dem gjeldende.
2. Retten til innsyn i personopplysninger
   1. Retten til innsyn i personopplysninger omfatter alle kundens rettigheter som fremgår av artikkel 15 i forordningen. Spesielt gjelder dette kundens rett til å få bekreftelse fra selskapet på om, og eventuelt til hvilket formål, personopplysninger behandles.
   2. Kunden har rett til å be selskapet om en kopi av de behandlede personopplysningene. Ved gjentatte og åpenbart grunnløse henvendelser, er selskapet berettiget til å kreve et rimelig gebyr fra kunden for å dekke administrative kostnader forbundet med å utarbeide kopien.
   3. Opptak av telefonsamtaler kan kreves mot et gebyr på 1 500 NOK per opptatt samtale. Søkeren må identifisere seg i henvendelsen slik at det er tydelig at vedkommende er berettiget til å kreve det aktuelle opptaket. Dette gjelder særlig identifiserende opplysninger gitt under telefonsamtalen, samtalens emne og eventuelt dato og klokkeslett for telefonsamtalen.
3. Retten til retting
   1. Retten til retting omfatter alle kundens rettigheter som fremgår av artikkel 16 i forordningen, særlig retten til at selskapet uten unødig opphold retter unøyaktige eller uriktige personopplysninger som angår kunden.
   2. Grunnlaget for å gjøre denne retten gjeldende er å opplyse om fakta som fører til retting eller utfylling overfor selskapet.
4. Retten til sletting (retten til å bli glemt)
   1. Retten til sletting omfatter alle kundens rettigheter som fremgår av artikkel 17 i forordningen, særlig kundens rett til at selskapet på forespørsel uten unødig opphold sletter personopplysningene, inkludert opptak av telefonsamtaler, forutsatt at vilkårene i forordningen er oppfylt.
5. Retten til begrensning av behandling
   1. Retten til begrensning av behandling omfatter alle kundens rettigheter som fremgår av artikkel 18 i forordningen, særlig retten til å begrense behandlingen av personopplysningene til de mest nødvendige lovbestemte grunnene.
   2. Denne retten kan særlig gjøres gjeldende i tilfeller hvor det ikke er klart om og når det vil være nødvendig å slette personopplysningene.
6. Retten til å fremsette innsigelse
   1. Retten til å fremsette innsigelse omfatter alle kundens rettigheter som fremgår av artikkel 21 i forordningen. Dersom kunden oppdager eller antar at selskapet behandler personopplysningene i strid med beskyttelsen av privatlivet, i strid med forordningen eller i strid med loven, kan kunden kreve en forklaring fra selskapet eller kreve at situasjonen blir rettet.
7. Retten til dataportabilitet
   1. Retten til dataportabilitet omfatter alle kundens rettigheter som fremgår av artikkel 20 i forordningen, særlig retten til å motta og/eller overføre personopplysninger som kunden har gitt, til en annen behandlingsansvarlig i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format.
8. Retten til å klage til Datatilsynet
   1. Kunden har også rett til å klage til Datatilsynet, som fungerer som tilsynsmyndighet i saker om databeskyttelse. Kundens rett til andre rettsmidler berøres ikke av dette.

Hvor kan kundene gjøre sine rettigheter gjeldende.

1. Kundene kan gjøre de enkelte rettighetene nevnt i artikkel 7 i dette informasjonsdokumentet gjeldende ved å kontakte selskapet på e-post:
2. Selskapet er forpliktet til å behandle kundens henvendelser senest innen 1 måned fra mottaksdatoen. I begrunnede tilfeller, særlig med hensyn til omfanget av henvendelsen, er selskapet berettiget til å forlenge fristen for behandling til inntil 2 måneder. Selskapet skal alltid informere kunden i god tid om nødvendigheten av å forlenge fristen.

Dokumentet oppdateres jevnlig, sist oppdatert 28. juni 2022.