Verwerkingsverantwoordelijke en identificatie

1. Een verwerkingsverantwoordelijke is een persoon die persoonlijke gegevens van een betrokkene (klanten) in bezit heeft en het doel en de middelen voor de verwerking ervan bepaalt. Het bedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke, aangezien het persoonlijke gegevens van zijn klanten, die natuurlijke personen zijn, verzamelt voor het nakomen van verplichtingen uit contractuele relaties, het voldoen aan bijbehorende wettelijke verplichtingen en, in geval van uitdrukkelijke toestemming, voor het verzenden van marketingcommunicatie en de promotie van de diensten van het bedrijf.
2. Het bedrijf informeert zijn klanten hierbij dat het geen functionaris voor gegevensbescherming heeft aangesteld en dat het evenmin een vertegenwoordiger heeft die de verplichtingen uit de verordening vervult.
3. De contactgegevens van het bedrijf zijn vermeld in de kop van dit document.

Omvang en categorieën van de verwerking van persoonsgegevens.

1. Het bedrijf verwerkt alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het correct afhandelen van een contractuele relatie met de klant, het nakomen van verplichtingen uit gesloten overeenkomsten, het voldoen aan wettelijke verplichtingen, de bescherming van de belangen van het bedrijf en, in geval van uitdrukkelijke toestemming van de klant voor de verwerking van persoonsgegevens, gegevens die noodzakelijk zijn om de klant te informeren over de diensten en producten van het bedrijf, nieuwtjes, acties, wedstrijden, catalogi, advertenties, het evalueren van wedstrijden en het toezenden van prijzen, felicitaties bij naamdag en verjaardag en soortgelijke activiteiten (hierna "marketingdoeleinden").

Categorieën van persoonsgegevens van klanten die door het bedrijf worden verwerkt:

1. identificatiegegevens - voornaam, achternaam, aflever- en factuuradres van de klant
2. contactgegevens - e-mailadres en telefoonnummer.

Doel van de verwerking van persoonsgegevens, rechtmatigheid van de verwerking.

1. Verwerking van persoonsgegevens zonder toestemming:
   1. met als doel het sluiten van de betreffende overeenkomst en het leveren van de contractuele prestatie:
      • het gaat om het vrijwillig verstrekken van persoonsgegevens door de klant, die geïnteresseerd is in de producten en diensten van het bedrijf,
   2. met als doel het voldoen aan wettelijke verplichtingen van het bedrijf:
      • het bedrijf verwerkt eveneens persoonsgegevens als de wet dit voorschrijft,
   3. verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen van het bedrijf:
      • met name voor het doen gelden van wettelijke aanspraken, de bescherming en handhaving van de gerechtvaardigde belangen van het bedrijf.
   4. Verwerking van persoonsgegevens met toestemming van de klant:
      1. de toestemming van de klant is volledig vrijwillig, maar tegelijkertijd noodzakelijk om hem te kunnen informeren over de producten en diensten van het bedrijf, nieuwtjes, acties, wedstrijden, catalogi, advertenties, het evalueren van wedstrijden en het toezenden van prijzen, felicitaties bij naamdag en verjaardag en soortgelijke activiteiten.
      2. het bedrijf verstrekt de persoonsgegevens van de klant niet aan derden voor marketingdoeleinden.
      3. Het bedrijf informeert zijn klanten hierbij dat het zonder hun toestemming niet mogelijk is om de klant te informeren over de producten en diensten van het bedrijf, nieuwtjes, acties, wedstrijden, catalogi, advertenties, het evalueren van wedstrijden en het toezenden van prijzen, felicitaties bij naamdag, verjaardag en soortgelijke gebeurtenissen.
      4. De verleende toestemming kan de klant te allen tijde intrekken, schriftelijk via GDPR@harmonelo.com.

Periode waarin persoonsgegevens worden verwerkt.

1. De persoonsgegevens van klanten van het bedrijf worden verwerkt gedurende de periode waarin het bedrijf deze personen zijn diensten verleent, respectievelijk gedurende de duur van de contractuele relatie.
2. Na beëindiging van de contractuele relatie en na afwikkeling van alle bijbehorende verplichtingen bewaart het bedrijf deze persoonsgegevens gedurende de noodzakelijke periode zoals vereist door de relevante wettelijke voorschriften, zoals de wet op de boekhouding, de archiefwet en de wet op de dossier- en archiefdienst, de wet op de belasting over de toegevoegde waarde, enzovoort, alsmede gedurende de duur van de algemene en bijzondere verjaringstermijnen van de afzonderlijke aanspraken.
3. In geval van toestemmingen verleend voor de verwerking van persoonsgegevens voor marketingdoeleinden bedraagt de bewaartermijn 3 jaar vanaf de datum van verlening van de toestemming, tenzij de toestemming eerder wordt ingetrokken.
4. Het bedrijf hanteert bij het bewaren van persoonsgegevens het principe van gegevensminimalisatie. Na het vervallen van het doel van de verwerking van persoonsgegevens of na het verstrijken van de periode waarin het bedrijf verplicht of gerechtigd is persoonsgegevens te bewaren, zullen de persoonsgegevens volledig uit de administratie en het systeem van het bedrijf worden gewist. Persoonsgegevens worden dus nooit langer verwerkt of bewaard dan strikt noodzakelijk.

Wie heeft toegang tot persoonsgegevens en aan wie worden deze verstrekt.

1. Om de bovengenoemde verwerkingsdoeleinden te waarborgen, kunnen persoonsgegevens van klanten, naast het bedrijf en zijn werknemers, ook worden verwerkt door andere verwerkers waarmee het bedrijf overeenkomsten tot verwerking van persoonsgegevens heeft gesloten in overeenstemming met de Verordening en de wet.
2. Verwerkers van persoonsgegevens zijn met name:
   1. personen die diensten aan het bedrijf verlenen of hieraan bijdragen,
   2. juridisch vertegenwoordiger of accountant van het bedrijf,
   3. IT-technicus,
   4. verzekeringsmaatschappij in geval van een gemelde verzekeringsgebeurtenis.
3. Het bedrijf verwerkt persoonsgegevens geautomatiseerd, maar maakt geen gebruik van profilering.

Informatie over het opnemen van telefoongesprekken

1. Een van de manieren waarop het bedrijf persoonsgegevens van zijn klanten verwerkt, is door het opnemen van telefoongesprekken. De klant wordt aan het begin van het telefoongesprek geïnformeerd dat het een opgenomen gesprek betreft en of hij akkoord gaat met de opname.
2. De verwerkingsverantwoordelijke van deze persoonsgegevens is het bedrijf en de persoonsgegevens worden verwerkt om zijn contractuele verplichtingen na te komen en om te controleren hoe onze werknemers hun verplichtingen jegens klanten nakomen. Opnames kunnen ook dienen als bewijs in eventuele gerechtelijke of administratieve procedures.
3. De verwerkingstermijn verschilt afhankelijk van het onderwerp van het telefoongesprek. Het bedrijf bewaart de opnames echter altijd voor de periode die wettelijk vereist is, omwille van het gerechtvaardigd belang van het bedrijf en gedurende de periode waarin het bedrijf en de klant gerechtigd zijn om rechten en aanspraken uit deze communicatie tegenover elkaar te doen gelden volgens de toepasselijke wetgeving, rekening houdend met de wettelijke verjaringstermijnen. Afhankelijk van de beoordeling van het onderwerp van het gesprek door het bedrijf en wie de beller is, kunnen opnames worden bewaard voor een periode van 3 maanden, 3 jaar of 10 jaar.
4. Aangezien het onderwerp van de opname een telefoongesprek is, kan niet van tevoren worden bepaald welke persoonsgegevens het onderwerp van deze verwerking zullen zijn. Het gaat dus om de persoonsgegevens die de klant van het bedrijf tijdens het telefoongesprek verstrekt. In principe gaat het om basisidentificatiegegevens en contactgegevens, eventueel aangevuld met andere beschrijvende gegevens.
5. Opnames en de daarin opgenomen persoonsgegevens kunnen worden toegankelijk gemaakt voor bevoegde medewerkers van het bedrijf, personen aan wie persoonsgegevens moeten worden verstrekt op basis van en in overeenstemming met de bepalingen van de relevante wettelijke voorschriften, entiteiten waaraan de verwerkingsverantwoordelijke bevoegd is persoonsgegevens te verstrekken ter bescherming van rechten en verplichtingen die voortvloeien uit onderhandelingen over een contractuele relatie of uit de contractuele relatie zelf, en bedrijven of andere entiteiten die voor het bedrijf activiteiten uitvoeren op basis van dienstverlenings- of samenwerkingsovereenkomsten. In het tweede geval treden deze bedrijven op als verwerkers van persoonsgegevens.

Welke rechten hebben onze klanten.

1. Recht op informatie met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens
   1. Het recht op informatie omvat alle rechten van de klant zoals opgenomen in artikel 13 van de Verordening. Het betreft met name het recht om de identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke te kennen, het doel en de rechtsgrond van de verwerking van persoonsgegevens, de ontvangers of categorieën van ontvangers van persoonsgegevens, de bewaartermijn van persoonsgegevens, de rechten van de betrokkene (klanten) en de mogelijkheden om deze uit te oefenen.
2. Recht op toegang tot persoonsgegevens
   1. Het recht op toegang tot persoonsgegevens omvat alle rechten van de klant zoals opgenomen in artikel 15 van de Verordening. Het betreft met name het recht van de klant om van het bedrijf een bevestiging te verkrijgen of, en zo ja, met welk doel, persoonsgegevens worden verwerkt.
   2. De klant heeft het recht om een kopie van de verwerkte persoonsgegevens bij het bedrijf op te vragen. In geval van herhaalde en kennelijk ongegronde verzoeken is het bedrijf gerechtigd om de klant een redelijke vergoeding in rekening te brengen ter dekking van de administratieve kosten verbonden aan het verstrekken van de kopie.
   3. Opnames van telefoongesprekken kunnen worden opgevraagd tegen een vergoeding van 1.500 CZK per opgenomen gesprek. De aanvrager moet zich in het verzoek identificeren op een wijze waaruit blijkt dat hij gerechtigd is de betreffende opname op te vragen. Het gaat hierbij met name om zijn identificatiegegevens verstrekt tijdens het telefoongesprek, het onderwerp van het gesprek en eventueel de datum en tijd van het telefoongesprek.
3. Recht op rectificatie
   1. Het recht op rectificatie omvat alle rechten van de klant zoals opgenomen in artikel 16 van de Verordening, met name het recht dat het bedrijf zonder onnodig uitstel onjuiste of onnauwkeurige persoonsgegevens met betrekking tot de klant corrigeert.
   2. De basis voor het uitoefenen van dit recht is het meedelen van feiten die leiden tot correctie of aanvulling aan het bedrijf.
4. Recht op gegevenswissing (recht om vergeten te worden)
   1. Het recht op gegevenswissing omvat alle rechten van de klant zoals opgenomen in artikel 17 van de Verordening, met name het recht van de klant dat het bedrijf op verzoek zonder onnodig uitstel zijn persoonsgegevens wist, inclusief opnames van telefoongesprekken, mits aan de voorwaarden gesteld in de Verordening is voldaan.
5. Recht op beperking van de verwerking
   1. Het recht op beperking van de verwerking omvat alle rechten van de klant zoals opgenomen in artikel 18 van de Verordening, met name het recht om de verwerking van zijn persoonsgegevens te beperken tot de strikt noodzakelijke wettelijke gronden.
   2. Dit recht kan met name worden uitgeoefend in gevallen waarin niet duidelijk is of en wanneer het nodig zal zijn persoonsgegevens te wissen.
6. Recht van bezwaar
   1. Het recht van bezwaar omvat alle rechten van de klant zoals opgenomen in artikel 21 van de Verordening. Indien de klant vaststelt of vermoedt dat het bedrijf zijn persoonsgegevens verwerkt in strijd met de bescherming van zijn privéleven, in strijd met de Verordening of in strijd met de wet, kan hij het bedrijf verzoeken om een verklaring of om herstel van de situatie.
7. Recht op gegevensoverdraagbaarheid
   1. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid omvat alle rechten van de klant zoals opgenomen in artikel 20 van de Verordening, met name het recht om persoonsgegevens verstrekt door de klant te verkrijgen en/of over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
8. Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
   1. De klant heeft voorts het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, die optreedt als toezichthoudende autoriteit in zaken betreffende gegevensbescherming. Het recht van de klant op andere rechtsmiddelen blijft hierdoor onverlet.

Waar kunnen klanten hun rechten uitoefenen.

1. Klanten kunnen de verschillende rechten zoals vermeld in artikel 7 van dit informatiedocument uitoefenen door zich per e-mail te wenden tot het bedrijf:
2. Het bedrijf is verplicht de verzoeken van klanten uiterlijk binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek af te handelen. In gemotiveerde gevallen, met name gezien de omvang van het verzoek, is het bedrijf gerechtigd de termijn voor afhandeling te verlengen tot 2 maanden. Het bedrijf informeert de klant altijd tijdig over de noodzaak van een verlenging van de termijn.

Dit document wordt regelmatig bijgewerkt, laatstelijk bijgewerkt op 28 juni 2022.