Upravitelj osobnih podataka i njegova identifikacija

1. Upravitelj je osoba koja posjeduje osobne podatke subjekta podataka (kupaca) i određuje svrhu i sredstva njihove obrade. Društvo je upravitelj podataka jer prikuplja osobne podatke svojih kupaca, koji su fizičke osobe, u svrhu ispunjavanja obveza iz ugovornih odnosa, ispunjavanja povezanih zakonskih obveza te, u slučaju izričitog pristanka, za slanje marketinških poruka i promociju usluga društva.
2. Društvo ovime obavještava svoje kupce da nije imenovalo povjerenika za zaštitu osobnih podataka niti ima predstavnika koji bi ispunjavao obveze koje proizlaze iz uredbe.
3. Kontaktni podaci društva navedeni su u zaglavlju ovog dokumenta.

Opseg i kategorije obrade osobnih podataka.

1. Društvo obrađuje samo one osobne podatke koji su nužni za pravilno vođenje pregovora o ugovornom odnosu s kupcem, ispunjavanje obveza iz sklopljenih ugovora, ispunjavanje zakonskih obveza, zaštitu interesa društva te, u slučaju izričitog pristanka kupca na obradu osobnih podataka, podatke koji su potrebni za informiranje kupca o uslugama i proizvodima društva, novostima, akcijama, natjecanjima, katalozima, oglasima, vrednovanju natjecanja i slanju nagrada, čestitkama za imendan i rođendan te sličnim aktivnostima (u daljnjem tekstu "marketinške svrhe").

Kategorije osobnih podataka kupaca koje društvo obrađuje:

1. identifikacijski podaci – ime, prezime, adresa za dostavu i fakturiranje kupca
2. kontaktni podaci – e-mail adresa i telefonski broj.

Svrha obrade osobnih podataka, zakonitost obrade.

1. Obrada osobnih podataka bez potrebe za pristankom:
   1. u svrhu sklapanja odgovarajućeg ugovora i pružanja ugovornih obveza:
      • radi se o dobrovoljnom pružanju osobnih podataka od strane kupca koji je zainteresiran za proizvode i usluge društva,
   2. u svrhu ispunjavanja zakonskih obveza društva:
      • društvo također obrađuje osobne podatke ako mu to nalaže zakon,
   3. obrada na temelju opravdanih interesa društva:
      • posebno u svrhu ostvarivanja pravnih zahtjeva, zaštite i provedbe opravdanih interesa društva.
   4. Obrada osobnih podataka uz pristanak kupca:
      1. pristanak kupca je potpuno dobrovoljan, ali istovremeno nužan kako bi društvo moglo informirati kupca o svojim proizvodima i uslugama, novostima, akcijama, natjecanjima, katalozima, oglasima, vrednovanju natjecanja i slanju nagrada, čestitkama za imendan i rođendan te sličnim aktivnostima.
      2. društvo ne daje osobne podatke kupaca trećim osobama u marketinške svrhe.
      3. Društvo ovime obavještava svoje kupce da bez njihovog pristanka nije moguće slati kupcu informacije o proizvodima i uslugama društva, novostima, akcijama, natjecanjima, katalozima, reklamama, vrednovanju natjecanja i slanju nagrada, čestitkama za imendan, rođendan i slične događaje.
      4. Dani pristanak kupac može u bilo kojem trenutku opozvati, i to pismeno na GDPR@harmonelo.com.

Razdoblje tijekom kojeg se obrađuju osobni podaci.

1. Osobni podaci kupaca društva obrađuju se tijekom razdoblja u kojem društvo tim osobama pruža svoje usluge, odnosno tijekom trajanja ugovornog odnosa.
2. Nakon prestanka ugovornog odnosa i podmirivanja svih povezanih obveza, društvo čuva te osobne podatke tijekom potrebnog razdoblja koje zahtijevaju odgovarajući pravni propisi, npr. Zakon o računovodstvu, Zakon o arhivskom i spisovnom poslovanju, Zakon o porezu na dodanu vrijednost itd., kao i tijekom trajanja općih i posebnih zastarnih rokova pojedinih zahtjeva.
3. U slučaju pristanaka danih za obradu osobnih podataka u marketinške svrhe, razdoblje čuvanja iznosi 3 godine od datuma davanja pristanka, osim ako se pristanak ne opozove ranije.
4. Društvo se pri čuvanju osobnih podataka rukovodi načelom minimizacije podataka. Nakon prestanka svrhe obrade osobnih podataka ili nakon isteka razdoblja tijekom kojeg je društvo obvezno ili ovlašteno čuvati osobne podatke, osobni podaci bit će u potpunosti izbrisani iz evidencije i sustava društva. Osobni podaci se dakle nikada ne obrađuju niti čuvaju dulje nego što je nužno.

Tko ima pristup osobnim podacima i kome se oni pružaju.

1. U svrhu osiguranja gore navedenih svrha obrade, osobne podatke kupaca mogu obrađivati, osim društva i njegovih zaposlenika, i drugi obrađivači s kojima je društvo sklopilo ugovore o obradi osobnih podataka u skladu s Uredbom i zakonom.
2. Obrađivači osobnih podataka su posebice:
   1. osobe koje pružaju ili sudjeluju u pružanju usluga društva,
   2. pravni zastupnik ili revizor društva,
   3. IT tehničar,
   4. osiguravajuće društvo u slučaju prijavljene osigurane štete.
3. Društvo obrađuje osobne podatke automatizirano, ali ne koristi profiliranje.

Informacije o snimanju telefonskih razgovora

1. Jedan od načina na koji društvo obrađuje osobne podatke svojih kupaca je snimanje telefonskih razgovora. Kupac se na početku telefonskog razgovora obavještava da se radi o snimanom razgovoru te se pita pristaje li na snimanje.
2. Upravitelj tako obrađenih osobnih podataka je društvo, a osobni podaci obrađuju se u svrhu ispunjavanja njegovih ugovornih obveza te u svrhu kontrole kako naši zaposlenici ispunjavaju svoje obveze prema kupcima. Snimke mogu poslužiti i kao dokazi u bilo kojem sudskom ili upravnom postupku.
3. Razdoblje obrade razlikuje se ovisno o predmetu telefonske komunikacije. Društvo ipak uvijek čuva snimke tijekom razdoblja koje zahtijeva zakon, zbog opravdanog interesa društva te tijekom razdoblja u kojem društvo i kupac imaju pravo međusobno ostvarivati prava i zahtjeve koji proizlaze iz takve komunikacije prema odgovarajućim pravnim propisima, odnosno uzimajući u obzir zakonske zastarne rokove. Ovisno o procjeni predmeta razgovora od strane društva i o tome tko je pozivatelj, snimke se mogu čuvati 3 mjeseca, 3 godine ili 10 godina.
4. Budući da je predmet snimanja telefonski razgovor, nije moguće unaprijed reći koji će osobni podaci biti predmetom ove obrade. Riječ će se dakle o osobnim podacima koje kupac društva navede tijekom telefonskog razgovora. Uglavnom će se raditi o osnovnim identifikacijskim podacima i kontakt podacima, a eventualno i drugim opisnim podacima.
5. Snimke i osobni podaci koji se u njima nalaze mogu biti dostupni ovlaštenim zaposlenicima društva, osobama kojima je potrebno omogućiti pristup osobnim podacima na temelju i u skladu s odredbama odgovarajućih pravnih propisa, subjektima kojima je upravitelj ovlašten omogućiti pristup osobnim podacima u svrhu zaštite prava i obveza koje proizlaze iz pregovora o ugovornom odnosu ili iz samog ugovornog odnosa te društvima ili drugim subjektima koji za društvo obavljaju djelatnost na temelju ugovora o uslugama ili suradnji. U drugom slučaju ta društva djeluju kao obrađivači osobnih podataka.

Koja su prava naših kupaca.

1. Pravo na informacije o obradi osobnih podataka
   1. Pravo na informacije obuhvaća sva prava kupca navedena u čl. 13. Uredbe. Posebice se radi o pravu da se zna identitet i kontaktni podaci upravitelja osobnih podataka, svrha i pravna osnova obrade osobnih podataka, primatelji ili kategorije primatelja osobnih podataka, razdoblje čuvanja osobnih podataka, prava subjekta podataka (kupaca) i mogućnosti njihova ostvarivanja.
2. Pravo na pristup osobnim podacima
   1. Pravo na pristup osobnim podacima obuhvaća sva prava kupca navedena u čl. 15. Uredbe. Posebice se radi o pravu kupca da od društva dobije potvrdu obrađuju li se njegovi osobni podaci i, ako da, u koju svrhu.
   2. Kupac ima pravo zatražiti od društva kopiju obrađenih osobnih podataka. U slučaju ponovljenih i očito neutemeljenih zahtjeva, društvo je ovlašteno naplatiti kupcu razumnu naknadu za pokriće administrativnih troškova povezanih s izdavanjem kopije.
   3. Snimke telefonskih razgovora mogu se zatražiti uz naknadu od 1.500 CZK/snimljeni razgovor. Podnositelj zahtjeva mora se u zahtjevu identificirati tako da bude jasno da je ovlašten zatražiti odgovarajuću snimku. Radi se posebice o njegovim identifikacijskim podacima navedenim tijekom telefonskog razgovora, predmetu razgovora te eventualno datumu i vremenu telefonskog razgovora.
3. Pravo na ispravak
   1. Pravo na ispravak obuhvaća sva prava kupca navedena u čl. 16. Uredbe, posebice pravo da društvo bez nepotrebnog odgađanja ispravi netočne ili pogrešne osobne podatke koji se odnose na kupca.
   2. Osnovom za ostvarivanje ovog prava je navođenje činjenica koje dovode do ispravka ili dopune društvu.
4. Pravo na brisanje (pravo biti zaboravljen)
   1. Pravo na brisanje obuhvaća sva prava kupca navedena u čl. 17. Uredbe, posebice pravo kupca da društvo na zahtjev bez nepotrebnog odgađanja izbriše njegove osobne podatke, uključujući snimke telefonskih razgovora, pod uvjetom da su ispunjeni uvjeti propisani Uredbom.
5. Pravo na ograničenje obrade
   1. Pravom na ograničenje obrade podrazumijevaju se sva prava kupca navedena u čl. 18. Uredbe, posebice pravo na ograničenje obrade njegovih osobnih podataka na najnužnije zakonske razloge.
   2. Ovo se pravo može ostvariti posebice u slučajevima kada nije jasno hoće li i kada biti potrebno izbrisati osobne podatke.
6. Pravo podnijeti prigovor
   1. Pravo podnijeti prigovor obuhvaća sva prava kupca navedena u čl. 21. Uredbe. Ako kupac utvrdi ili smatra da društvo provodi obradu njegovih osobnih podataka suprotno zaštiti njegova privatnog života, suprotno Uredbi ili suprotno zakonu, može zatražiti od društva objašnjenje ili zahtijevati ispravak situacije.
7. Pravo na prenosivost podataka
   1. Pravo na prenosivost podataka obuhvaća sva prava kupca navedena u čl. 20. Uredbe, posebice pravo da se dobiju i/ili prenesu osobni podaci koje je kupac pružio drugom upravitelju u strukturiranom, uobičajeno korištenom i strojno čitljivom formatu.
8. Pravo podnijeti pritužbu Uredu za zaštitu osobnih podataka
   1. Kupac nadalje ima pravo podnijeti pritužbu Uredu za zaštitu osobnih podataka, koji djeluje kao nadzorni organ u stvarima zaštite podataka. Time se ne dira u pravo kupca na druge pravne lijekove.

Gdje kupci mogu ostvariti svoja prava.

1. Kupci mogu ostvariti pojedina prava navedena u članku 7. ovog informativnog dokumenta tako da se obrate društvu putem e-pošte:
2. Društvo je dužno riješiti zahtjeve kupaca najkasnije u roku od 1 mjesec od dana primitka zahtjeva. U opravdanim slučajevima, posebice s obzirom na opseg zahtjeva, društvo je ovlašteno produljiti rok za odgovor do 2 mjeseca, a o potrebi produljenja roka društvo kupca uvijek pravodobno obavještava.

Dokument se redovito ažurira, posljednji put ažuriran je 28. lipnja 2022.