Personoplysningsansvarlig og identifikation

1. En dataansvarlig er en person, der har personoplysninger om en registreret (kunder) og fastlægger formålet med og midlerne til behandlingen af disse oplysninger. Virksomheden er dataansvarlig, da den indsamler personoplysninger om sine kunder, som er fysiske personer, med henblik på at opfylde forpligtelser i kontraktforhold, opfylde tilknyttede juridiske forpligtelser og – i tilfælde af udtrykkeligt samtykke – til at sende marketingmateriale og promovere virksomhedens tjenester.
2. Virksomheden informerer herved sine kunder om, at den ikke har udpeget en databeskyttelsesrådgiver, og at virksomheden heller ikke har nogen repræsentant, der opfylder forpligtelserne i henhold til forordningen.
3. Virksomhedens kontaktoplysninger fremgår af overskriften i dette dokument.

Omfang og kategorier af behandling af personoplysninger.

1. Virksomheden behandler kun de personoplysninger, der er nødvendige for at indgå kontraktforhold med kunden, opfylde forpligtelser i indgåede kontrakter, opfylde juridiske forpligtelser, beskytte virksomhedens interesser og – i tilfælde af kundens udtrykkelige samtykke til behandling af personoplysninger – de oplysninger, der er nødvendige for at informere kunden om virksomhedens tjenester og produkter, nyheder, kampagner, konkurrencer, kataloger, reklamer, evaluering af konkurrencer og udsendelse af gevinster, lykønskninger til navnedag og fødselsdag samt lignende aktiviteter (i det følgende benævnt "markedsføringsformål").

Kategorier af personoplysninger om kunder, som virksomheden behandler:

1. identifikationsoplysninger – navn, efternavn, leverings- og faktureringsadresse for kunden
2. kontaktoplysninger – e-mailadresse og telefonnummer.

Formål med behandling af personoplysninger og behandlingens lovlighed.

1. Behandling af personoplysninger uden behov for samtykke:
   1. med henblik på indgåelse af den relevante kontrakt og levering af kontraktmæssige ydelser:
      • det drejer sig om frivillig afgivelse af personoplysninger fra kundens side, som er interesseret i virksomhedens produkter og tjenester,
   2. med henblik på opfyldelse af virksomhedens juridiske forpligtelser:
      • virksomheden behandler også personoplysninger, hvis det pålægges ved lov,
   3. behandling på grundlag af virksomhedens berettigede interesser:
      • især med henblik på at gøre retslige krav gældende, beskytte og fremme virksomhedens berettigede interesser.
   4. Behandling af personoplysninger med kundens samtykke:
      1. kundens samtykke er helt frivilligt, men samtidig nødvendigt for, at virksomheden kan informere kunden om sine produkter og tjenester, nyheder, kampagner, konkurrencer, kataloger, reklamer, evaluering af konkurrencer og udsendelse af gevinster, lykønskninger til navnedag og fødselsdag samt lignende aktiviteter.
      2. virksomheden videregiver ikke kundens personoplysninger til tredjeparter til markedsføringsformål.
      3. Virksomheden informerer herved sine kunder om, at det uden deres samtykke ikke er muligt at sende information om virksomhedens produkter og tjenester, nyheder, kampagner, konkurrencer, kataloger, reklamer, evaluering af konkurrencer og udsendelse af gevinster, lykønskninger til navnedag, fødselsdag og lignende begivenheder.
      4. Givet samtykke kan kunden til enhver tid tilbagekalde, skriftligt på GDPR@harmonelo.com.

Periode, hvor personoplysninger behandles.

1. Virksomheden behandler kundernes personoplysninger i den periode, hvor virksomheden leverer sine tjenester til disse personer, henholdsvis i kontraktforholdets varighed.
2. Efter kontraktforholdets ophør og efter afvikling af alle tilknyttede forpligtelser opbevarer virksomheden disse personoplysninger i den nødvendige periode, som kræves af de relevante lovbestemmelser, f.eks. bogføringsloven, arkivloven og sagsbehandlingsloven, momsloven m.fl., samt i den periode, hvor almindelige og særlige forældelsesfrister for de enkelte krav løber.
3. I tilfælde af samtykker givet til behandling af personoplysninger til markedsføringsformål er opbevaringsperioden 3 år fra samtykkets dato, medmindre samtykket tilbagekaldes tidligere.
4. Virksomheden følger princippet om dataminimering ved opbevaring af personoplysninger. Efter ophør af formålet med behandlingen af personoplysninger eller efter udløbet af den periode, hvor virksomheden er forpligtet eller berettiget til at opbevare personoplysninger, vil personoplysningerne blive fuldstændigt slettet fra virksomhedens registre og systemer. Personoplysninger behandles eller opbevares således aldrig længere end strengt nødvendigt.

Hvem har adgang til personoplysninger, og til hvem videregives de.

1. Med henblik på at sikre de ovennævnte formål med behandlingen af personoplysninger kan kundernes personoplysninger ud over af virksomheden og dens medarbejdere også behandles af andre databehandlere, som virksomheden har indgået databehandleraftaler med i overensstemmelse med forordningen og loven.
2. Databehandlere af personoplysninger er især:
   1. personer, der leverer eller medvirker til levering af virksomhedens tjenester,
   2. virksomhedens juridiske repræsentant eller revisor,
   3. IT-tekniker,
   4. forsikringsselskab i tilfælde af anmeldt forsikringsbegivenhed.
3. Virksomheden behandler personoplysninger automatiseret, men anvender ikke profilering.

Oplysninger om optagelse af telefonopkald

1. En af de måder, hvorpå virksomheden behandler sine kunders personoplysninger, er ved optagelse af telefonopkald. Kunden informeres i begyndelsen af telefonopkaldet om, at det bliver optaget, og om vedkommende samtykker til optagelsen.
2. Den dataansvarlige for sådanne behandlede personoplysninger er virksomheden, og personoplysningerne behandles med henblik på opfyldelse af dens kontraktmæssige forpligtelser samt til kontrol af, hvordan vores medarbejdere opfylder deres forpligtelser over for kunderne. Optagelserne kan også tjene som beviser i enhver retlig eller administrativ procedure.
3. Behandlingsperioden varierer afhængigt af emnet for den telefoniske kommunikation. Virksomheden opbevarer dog altid optagelserne i den periode, som kræves i henhold til loven, af hensyn til virksomhedens berettigede interesser og i den periode, hvor virksomheden og kunden er berettigede til at gøre krav og rettigheder gældende over for hinanden som følge af sådan kommunikation i henhold til den relevante lovgivning, dvs. under hensyntagen til lovbestemte forældelsesfrister. Afhængigt af virksomhedens vurdering af opkaldets emne og af hvem der er den opkaldende part, kan optagelserne opbevares i 3 måneder, 3 år eller 10 år.
4. Da emnet for optagelsen er et telefonopkald, kan det ikke på forhånd afgøres, hvilke personoplysninger der vil være genstand for denne behandling. Det vil derfor dreje sig om de personoplysninger, som kunden meddeler virksomheden under telefonopkaldet. Grundlæggende vil det dreje sig om grundlæggende identifikationsoplysninger og kontaktoplysninger, eventuelt også andre beskrivende oplysninger.
5. Optagelserne og de deri indeholdte personoplysninger kan gøres tilgængelige for virksomhedens berettigede medarbejdere, personer, som det er nødvendigt at give adgang til personoplysningerne på grundlag af og i overensstemmelse med bestemmelserne i de relevante lovbestemmelser, enheder, som den dataansvarlige er berettiget til at give adgang til personoplysninger med henblik på beskyttelse af rettigheder og forpligtelser, der følger af forhandlinger om kontraktforhold eller af selve kontraktforholdet, samt virksomheder eller andre enheder, der udfører aktiviteter for virksomheden på grundlag af service- eller samarbejdsaftaler. I sidstnævnte tilfælde fungerer disse virksomheder som databehandlere af personoplysninger.

Hvilke rettigheder har vores kunder.

1. Ret til information om behandling af personoplysninger
   1. Retten til information omfatter alle de rettigheder, som kunden har i henhold til artikel 13 i forordningen. Det drejer sig især om retten til at kende identiteten på og kontaktoplysningerne for den dataansvarlige, formålet med og det retlige grundlag for behandlingen af personoplysninger, modtageren eller kategorierne af modtagere af personoplysninger, opbevaringsperioden for personoplysninger, den registreredes (kundernes) rettigheder og mulighederne for at gøre dem gældende.
2. Ret til adgang til personoplysninger
   1. Retten til adgang til personoplysninger omfatter alle de rettigheder, som kunden har i henhold til artikel 15 i forordningen. Det drejer sig især om kundens ret til at få bekræftet af virksomheden, om og eventuelt til hvilket formål personoplysninger behandles.
   2. Kunden har ret til at anmode virksomheden om en kopi af de behandlede personoplysninger. I tilfælde af gentagne og åbenlyst ubegrundede anmodninger er virksomheden berettiget til at opkræve et rimeligt gebyr hos kunden for at dække de administrative omkostninger i forbindelse med udarbejdelsen af kopien.
   3. Optagelser af telefonopkald kan anmodes om mod et gebyr på 1.500 CZK/optaget opkald. Ansøgeren skal i sin anmodning identificere sig på en sådan måde, at det er tydeligt, at vedkommende er berettiget til at anmode om den pågældende optagelse. Det drejer sig især om de identifikationsoplysninger, som vedkommende har angivet under telefonopkaldet, emnet for opkaldet og eventuelt dato og tidspunkt for telefonopkaldet.
3. Ret til berigtigelse
   1. Retten til berigtigelse omfatter alle de rettigheder, som kunden har i henhold til artikel 16 i forordningen, især retten til, at virksomheden uden unødig forsinkelse berigtiger unøjagtige eller forkerte personoplysninger vedrørende kunden.
   2. Grundlaget for at gøre denne ret gældende er meddelelse af de faktiske forhold, der fører til berigtigelse eller supplering til virksomheden.
4. Ret til sletning (retten til at blive glemt)
   1. Retten til sletning omfatter alle de rettigheder, som kunden har i henhold til artikel 17 i forordningen, især kundens ret til, at virksomheden på anmodning uden unødig forsinkelse sletter dennes personoplysninger, herunder optagelser af telefonopkald, forudsat at betingelserne i forordningen er opfyldt.
5. Ret til begrænsning af behandlingen
   1. Retten til begrænsning af behandlingen omfatter alle de rettigheder, som kunden har i henhold til artikel 18 i forordningen, især retten til at begrænse behandlingen af dennes personoplysninger til de mest nødvendige lovmæssige grunde.
   2. Denne ret kan især gøres gældende i tilfælde, hvor det ikke er klart, om og hvornår det vil være nødvendigt at slette personoplysningerne.
6. Ret til at gøre indsigelse
   1. Retten til at gøre indsigelse omfatter alle de rettigheder, som kunden har i henhold til artikel 21 i forordningen. Hvis kunden konstaterer eller har mistanke om, at virksomheden behandler dennes personoplysninger i strid med beskyttelsen af privatlivets fred, i strid med forordningen eller i strid med loven, kan kunden anmode virksomheden om en forklaring eller kræve, at situationen afhjælpes.
7. Ret til dataportabilitet
   1. Retten til dataportabilitet omfatter alle de rettigheder, som kunden har i henhold til artikel 20 i forordningen, især retten til at modtage og/eller overføre de personoplysninger, som kunden har angivet, til en anden dataansvarlig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
8. Ret til at indgive klage til Datatilsynet
   1. Kunden har endvidere ret til at indgive klage til Datatilsynet, der fungerer som tilsynsmyndighed i sager om databeskyttelse. Kundens ret til andre retsmidler berøres ikke heraf.

Hvor kan kunderne gøre deres rettigheder gældende.

1. Kunderne kan gøre de enkelte rettigheder, der er nævnt i artikel 7 i dette informationsdokument, gældende ved at kontakte virksomheden pr. e-mail:
2. Virksomheden er forpligtet til at behandle kundernes anmodninger senest inden for 1 måned fra modtagelsen af anmodningen. I begrundede tilfælde, især med hensyn til anmodningens omfang, er virksomheden berettiget til at forlænge fristen for besvarelse med op til 2 måneder. Virksomheden informerer altid kunden rettidigt om nødvendigheden af at forlænge fristen.

Dokumentet opdateres regelmæssigt, senest blev det opdateret den 28. juni 2022.