Správce osobních údajů a jeho identifikace

1. Správce je osoba, která má v držení osobní údaje subjektu údajů (zákazníků) a určuje účel a prostředky jejich zpracování. Společnost je správcem údajů, neboť shromažďuje osobní údaje svých zákazníků, kteří jsou fyzickými osobami, pro účely plnění závazků ze smluvních vztahů, plnění souvisejících právních povinností a v případě výslovného souhlasu pro zasílání marketingových sdělení a propagaci služeb společnosti.
2. Společnost tímto informuje své zákazníky, že společnost nejmenovala žádného pověřence pro ochranu osobních údajů a společnost rovněž nemá žádného zástupce, který by plnil povinnosti vyplývající z nařízení.
3. Kontaktní údaje společnosti jsou uvedeny v záhlaví tohoto dokumentu.

Rozsah a kategorie zpracování osobních údajů.

1. Společnost zpracovává pouze ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné jednání o smluvním vztahu se zákazníkem, plnění závazků z uzavřených smluv, plnění právních povinností, ochranu zájmů společnosti a v případě výslovného souhlasu se zpracováním osobních údajů ze strany zákazníka, údaje, které jsou nezbytné pro informování zákazníka o službách a produktech společnosti, novinkách, akcích, soutěžích, katalozích, inzerci, vyhodnocení soutěží a zasílání výher, přání k svátku a narozeninám a podobných akcích (dále jen "marketingové účely").

Kategorie osobních údajů zákazníků zpracovávaných společností:

1. identifikační údaje - jméno, příjmení, doručovací a fakturační adresa zákazníka
2. kontaktní údaje - e-mailová adresa a telefonní číslo.

Účel zpracování osobních údajů, zákonnost zpracování.

1. Zpracování osobních údajů bez nutnosti souhlasu:
   1. za účelem sjednání příslušné smlouvy a poskytnutí smluvního plnění:
      • jedná se o dobrovolné poskytnutí osobních údajů zákazníkem, který má zájem o produkty a služby společnosti,
   2. za účelem plnění právních povinností společnosti:
      • společnost rovněž zpracovává osobní údaje, pokud jí to ukládá zákon,
   3. zpracování na základě oprávněných zájmů společnosti:
      • zejména za účelem uplatnění právních nároků, ochrany a prosazování oprávněných zájmů společnosti.
   4. Zpracování osobních údajů se souhlasem zákazníka:
      1. souhlas zákazníka je zcela dobrovolný, ale zároveň nezbytný k tomu, aby jej společnost mohla informovat o svých produktech a službách, novinkách, akcích, soutěžích, katalozích, inzerátech, vyhodnocení soutěží a zasílání výher, přání k svátku a narozeninám a podobných akcích.
      2. společnost neposkytuje osobní údaje zákazníka třetím osobám pro marketingové účely.
      3. Společnost tímto informuje své zákazníky, že bez jejich souhlasu není možné zasílat zákazníkovi informace o produktech a službách Společnosti, novinkách, akcích, soutěžích, katalozích, reklamách, vyhodnocení soutěží a zasílání výher, přání k svátku, narozeninám a podobných událostí.
      4. Udělený souhlas může zákazník kdykoli odvolat, a to písemně na GDPR@harmonelo.com.

Doba, po kterou jsou osobní údaje zpracovávány.

1. Osobní údaje zákazníků společnosti jsou zpracovávány po dobu, po kterou společnost těmto osobám poskytuje své služby, resp. po dobu trvání smluvního vztahu.
2. Po ukončení smluvního vztahu a po vypořádání všech souvisejících závazků společnost tyto osobní údaje uchovává po nezbytnou dobu vyžadovanou příslušnými právními předpisy, např. zákonem o účetnictví, zákonem o archivnictví a spisové službě, zákonem o dani z přidané hodnoty apod, jakož i po dobu trvání obecných a zvláštních promlčecích lhůt jednotlivých nároků.
3. V případě souhlasů udělených ke zpracování osobních údajů pro marketingové účely je doba uchovávání 3 roky od data udělení souhlasu, pokud není souhlas odvolán dříve.
4. Společnost se při uchovávání osobních údajů řídí zásadou minimalizace údajů. Po zániku účelu zpracování osobních údajů nebo po uplynutí doby, po kterou je společnost povinna nebo oprávněna osobní údaje uchovávat, budou osobní údaje z evidence a systému společnosti zcela vymazány. Osobní údaje tedy nejsou nikdy zpracovávány ani uchovávány déle, než je nezbytně nutné.

Kdo má přístup k osobním údajům a komu jsou poskytovány.

1. Za účelem zajištění výše uvedených účelů zpracování mohou osobní údaje zákazníků zpracovávat kromě společnosti a jejích zaměstnanců také další zpracovatelé, s nimiž společnost uzavřela smlouvy o zpracování osobních údajů v souladu s Nařízením a zákonem.
2. Zpracovateli osobních údajů jsou zejména:
   1. osoby poskytující nebo podílející se na poskytování služeb společnosti,
   2. právní zástupce nebo auditor společnosti,
   3. IT technik,
   4. pojišťovna v případě nahlášené pojistné události.
3. Společnost zpracovává osobní údaje automatizovaně, ale nepoužívá profilování.

Informace o nahrávání telefonních hovorů

1. Jedním ze způsobů, jakým společnost zpracovává osobní údaje svých zákazníků, je nahrávání telefonních hovorů. Zákazník je na začátku telefonického hovoru informován, že se jedná o nahraný hovor a zda souhlasí se záznamem.
2. Správcem takto zpracovávaných osobních údajů je společnost a osobní údaje jsou zpracovávány za účelem plnění jejích smluvních povinností a také za účelem kontroly, jak naši zaměstnanci plní své povinnosti vůči zákazníkům. Nahrávky mohou také sloužit jako důkazy v jakémkoli soudním nebo správním řízení.
3. Doba zpracování se liší v závislosti na předmětu telefonické komunikace. Společnost však vždy uchovává záznamy po dobu vyžadovanou zákonem, z důvodů oprávněného zájmu společnosti a po dobu, po kterou jsou společnost a zákazník oprávněni vůči sobě uplatňovat práva a nároky vyplývající z takové komunikace podle příslušné právní úpravy, tj. s přihlédnutím k zákonným promlčecím lhůtám. V závislosti na posouzení předmětu hovoru společností a na tom, kdo je volajícím, mohou být nahrávky uchovávány po dobu 3 měsíců, 3 let nebo 10 let.
4. Vzhledem k tomu, že předmětem záznamu je telefonní hovor, nelze předem říci, které osobní údaje budou předmětem tohoto zpracování. Půjde tedy o osobní údaje, které zákazník společnosti sdělí při telefonickém hovoru. V zásadě se bude jednat o základní identifikační údaje a kontaktní údaje, případně další údaje popisné.
5. Nahrávky a osobní údaje v nich obsažené mohou být zpřístupněny oprávněným zaměstnancům společnosti, osobám, kterým je nutné osobní údaje zpřístupnit na základě a v souladu s ustanoveními příslušných právních předpisů, subjektům, kterým správce je oprávněna zpřístupnit osobní údaje za účelem ochrany práv a povinností vyplývajících z jednání o smluvním vztahu nebo ze smluvního vztahu samotného a společnostem či jiným subjektům, které pro společnost vykonávají činnost na základě smluv o službách nebo spolupráci. V druhém případě tyto společnosti vystupují jako zpracovatelé osobních údajů.

Jaká jsou práva našich zákazníků.

1. Právo na informace týkající se zpracování osobních údajů
   1. Právo na informace znamená veškerá práva zákazníka obsažená v čl. 13 Nařízení. Zejména se jedná o právo znát totožnost a kontaktní údaje správce osobních údajů, účel a právní základ zpracování osobních údajů, příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů, dobu uchovávání osobních údajů osobních údajů, práva subjektu (zákazníků) a možnosti jejich uplatnění.
2. Právo na přístup k osobním údajům
   1. Právo na přístup k osobním údajům znamená veškerá práva zákazníka obsažená v čl. 15 Nařízení. Zejména se jedná o právo zákazníka získat od společnosti potvrzení, zda a případně za jakým účelem jsou osobní údaje.
   2. Zákazník má právo vyžádat si od společnosti kopie zpracovávaných osobních údajů. V případě opakovaných a zjevně neopodstatněných žádostí je společnost oprávněna účtovat zákazníků přiměřený poplatek za pokrytí administrativních nákladů spojených s řízením kopie.
   3. Nahrávky telefonních hovorů lze vyžádat za poplatek 1 500 Kč/nahraný hovor. Žadatel se musí v žádosti identifikovat tak, aby bylo zřejmé, že je oprávněn příslušnou nahrávku požadovat. Jedná se zejména o jeho identifikační údaje poskytnuté při telefonickém hovoru, předmět hovoru a případně datum a čas telefonického hovoru.
3. Právo na opravu
   1. Právo na opravu znamená veškerá práva zákazníka obsažená v čl. 16 Nařízení, zejména právo na to, aby společnost bez zbytečného odkladu opravila nepřesné nebo nesprávné osobní údaje týkající se zákazníka.
   2. Podkladem pro uplatnění tohoto práva je sdělení skutečností vedoucích k nápravě nebo doplnění společnosti.
4. Právo na výmaz (právo být zapomenut)
   1. Právo na výmaz znamená veškerá práva zákazníka obsažená v čl. 17 Nařízení, zejména právo zákazníka na to, aby společnost na požádání bez zbytečného odkladu vymazala jeho osobní údaje, včetně nahrávek telefonních hovorů, za předpokladu, že jsou splněny podmínky stanovené Nařízením.
5. Právo na omezení zpracování
   1. právem na omezení zpracování se rozumí veškerá práva zákazníka obsažená v čl. 18 Nařízení, zejména právo na omezení zpracování jeho osobních údajů na nejnutnější zákonné důvody.
   2. Toto právo lze uplatnit zejména v případech, kdy není jasné, zda a kdy bude nutné osobní údaje vymazat
6. Právo vznést námitku
   1. Právo vznést námitku znamená veškerá práva zákazníka obsažená v čl. 21 Nařízení. Pokud zákazník zjistí nebo se domnívá, že společnost provádí zpracování jeho osobních údajů v rozporu s ochranou jeho soukromého života, v rozporu s Nařízením nebo v rozporu se zákonem, může požadovat po společnosti vysvětlení nebo požadovat nápravu situace.
7. Právo na přenositelnost údajů
   1. Právo na přenositelnost údajů znamená veškerá práva zákazníka obsažená v čl. 20 Nařízení, zejména právo získat a/nebo přenést osobní údaje poskytnuté zákazníkem jinému správci ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
8. Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
   1. Zákazník má dále právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který působí jako dozorový úřad ve věcech ochrany údajů. Právo zákazníka na jiné prostředky ochrany tím není dotčeno.

Kde mohou zákazníci uplatnit svá práva.

1. Zákazníci mohou uplatnit jednotlivá práva uvedená v článku 7 tohoto informačního dokumentu tak, že se obrátí na společnost e-mailem:
2. Společnost je povinna vyřešit požadavky zákazníků nejpozději do 1 měsíce ode dne přijetí požadavku. V odůvodněných případech, zejména s ohledem na rozsah požadavku, je společnost oprávněna prodloužit lhůtu pro vyjádření až na 2 měsíce, o nutnosti prodloužení lhůty společnost zákazníka vždy včas informuje.

Dokument je pravidelně aktualizován, naposledy byl aktualizován 28. června 2022.