Администратор на лични данни и неговата идентификация

1. Администраторът е лице, което притежава лични данни на субекта на данните (клиенти) и определя целта и средствата за тяхната обработка. Компанията е администратор на данните, тъй като събира лични данни на своите клиенти, които са физически лица, с цел изпълнение на задълженията по договорни отношения, изпълнение на свързаните правни задължения и – в случай на изрично съгласие – за изпращане на маркетингови съобщения и промоция на услугите на компанията.
2. Компанията информира своите клиенти, че не е назначила длъжностно лице за защита на личните данни и също така няма представител, който да изпълнява задълженията, произтичащи от регламента.
3. Контактните данни на компанията са посочени в началото на този документ.

Обхват и категории на обработваните лични данни.

1. Компанията обработва само онези лични данни, които са необходими за правилното водене на преговори за договорни отношения с клиента, изпълнение на задълженията по сключени договори, изпълнение на правни задължения, защита на интересите на компанията и – в случай на изрично съгласие на клиента за обработка на личните му данни – данни, необходими за информиране на клиента за услугите и продуктите на компанията, новини, промоции, конкурси, каталози, реклами, оценяване на конкурси и изпращане на награди, поздравления за имен ден и рожден ден и подобни дейности (по-нататък наричани "маркетингови цели").

Категории лични данни на клиентите, обработвани от компанията:

1. идентификационни данни – име, фамилия, адрес за доставка и фактуриране на клиента
2. контактни данни – имейл адрес и телефонен номер.

Цел на обработката на личните данни, законосъобразност на обработката.

1. Обработка на лични данни без необходимост от съгласие:
   1. с цел сключване на съответния договор и предоставяне на договорно изпълнение:
      • става въпрос за доброволно предоставяне на лични данни от клиента, който се интересува от продуктите и услугите на компанията,
   2. с цел изпълнение на правните задължения на компанията:
      • компанията обработва лични данни и когато това ѝ е наложено от закона,
   3. обработка въз основа на законни интереси на компанията:
      • по-специално с цел предявяване на правни претенции, защита и отстояване на законните интереси на компанията.
   4. Обработка на лични данни със съгласието на клиента:
      1. съгласието на клиента е напълно доброволно, но същевременно необходимо, за да може компанията да го информира за своите продукти и услуги, новини, промоции, конкурси, каталози, реклами, оценяване на конкурси и изпращане на награди, поздравления за имен ден и рожден ден и подобни дейности.
      2. компанията не предоставя личните данни на клиента на трети лица за маркетингови цели.
      3. Компанията информира своите клиенти, че без тяхното съгласие не е възможно изпращането на информация за продуктите и услугите на компанията, новини, промоции, конкурси, каталози, реклами, оценяване на конкурси и изпращане на награди, поздравления за имен ден, рожден ден и подобни събития.
      4. Даденото съгласие клиентът може по всяко време да оттегли, като изпрати писмено заявление на GDPR@harmonelo.com.

Срок, за който се обработват личните данни.

1. Личните данни на клиентите на компанията се обработват за периода, през който компанията предоставя своите услуги на тези лица, съответно за периода на действие на договорните отношения.
2. След прекратяване на договорните отношения и след уреждане на всички свързани задължения компанията съхранява тези лични данни за необходимия период, изискван от съответните правни разпоредби, като например Закона за счетоводството, Закона за архивите и документооборота, Закона за данъка върху добавената стойност и др., както и за периода на действие на общите и специалните давностни срокове за отделните претенции.
3. В случай на дадени съгласия за обработка на лични данни за маркетингови цели срокът за съхранение е 3 години от датата на даване на съгласието, освен ако съгласието не бъде оттеглено по-рано.
4. Компанията се ръководи от принципа за минимизиране на данните при съхраняването на лични данни. След отпадане на целта на обработката на личните данни или след изтичане на срока, за който компанията е длъжна или упълномощена да съхранява личните данни, те ще бъдат напълно изтрити от регистрите и системата на компанията. Личните данни никога не се обработват или съхраняват по-дълго от необходимото.

Кой има достъп до личните данни и на кого се предоставят.

1. За постигане на горепосочените цели на обработка личните данни на клиентите могат да се обработват освен от компанията и нейните служители, също така и от други обработващи лица, с които компанията е сключила договори за обработка на лични данни в съответствие с Регламента и закона.
2. Обработващи лица на лични данни са по-специално:
   1. лица, предоставящи или участващи в предоставянето на услуги на компанията,
   2. правен представител или одитор на компанията,
   3. ИТ техник,
   4. застрахователна компания в случай на заявено застрахователно събитие.
3. Компанията обработва личните данни автоматизирано, но не използва профилиране.

Информация за записване на телефонни разговори

1. Един от начините, по които компанията обработва личните данни на своите клиенти, е записването на телефонни разговори. Клиентът е информиран в началото на телефонния разговор, че става въпрос за запис и дали дава съгласие за записа.
2. Администратор на по този начин обработваните лични данни е компанията, а личните данни се обработват с цел изпълнение на договорните ѝ задължения, както и за контрол на това как служителите изпълняват задълженията си към клиентите. Записите могат да служат и като доказателства в каквото и да е съдебно или административно производство.
3. Срокът на обработка се различава в зависимост от предмета на телефонната комуникация. Компанията обаче винаги съхранява записите за периода, изискван от закона, поради основателни интереси на компанията и за периода, през който компанията и клиентът са оправомощени да предявяват взаимни права и претенции, произтичащи от такава комуникация съгласно съответните правни разпоредби, т.е. с оглед на законовите давностни срокове. В зависимост от оценката на предмета на разговора от страна на компанията и кой е обаждащият се, записите могат да се съхраняват за срок от 3 месеца, 3 години или 10 години.
4. Тъй като предмет на записа е телефонен разговор, не може предварително да се каже кои лични данни ще бъдат обект на тази обработка. Става въпрос за личните данни, които клиентът на компанията съобщава по време на телефонния разговор. В общия случай това ще са основни идентификационни данни и контактни данни, както и евентуално други описателни данни.
5. Записите и личните данни, съдържащи се в тях, могат да бъдат предоставени на упълномощени служители на компанията, на лица, на които е необходимо да се предоставят лични данни въз основа на и в съответствие с разпоредбите на съответните правни актове, на субекти, на които администраторът е оправомощен да предоставя лични данни с цел защита на права и задължения, произтичащи от преговорите за договорни отношения или от самите договорни отношения, както и на компании или други субекти, които извършват дейности за компанията въз основа на договори за услуги или сътрудничество. Във втория случай тези компании действат като обработващи лица на лични данни.

Какви са правата на нашите клиенти.

1. Право на информация относно обработката на лични данни
   1. Правото на информация включва всички права на клиента, посочени в чл. 13 от Регламента. По-специално това е правото да се знае самоличността и контактните данни на администратора на личните данни, целта и правната основа за обработката на личните данни, получателите или категориите получатели на личните данни, срока на съхранение на личните данни, правата на субекта (клиентите) и възможностите за тяхното упражняване.
2. Право на достъп до лични данни
   1. Правото на достъп до лични данни включва всички права на клиента, посочени в чл. 15 от Регламента. По-специално това е правото на клиента да получи от компанията потвърждение дали и евентуално с каква цел се обработват личните данни.
   2. Клиентът има право да поиска от компанията копие на обработваните лични данни. В случай на повтарящи се и явно неоснователни искания компанията е оправомощена да начисли на клиента съответна такса за покриване на административните разходи, свързани с предоставянето на копие.
   3. Записите на телефонни разговори могат да бъдат поискани срещу такса от 1 500 CZK/записан разговор. Заявителят трябва да се идентифицира в искането си по начин, който да показва, че е оправомощен да поиска съответния запис. Става въпрос по-специално за неговите идентификационни данни, предоставени по време на телефонния разговор, предмета на разговора и евентуално датата и часа на телефонния разговор.
3. Право на поправка
   1. Правото на поправка включва всички права на клиента, посочени в чл. 16 от Регламента, по-специално правото компанията без излишно забавяне да поправи неточните или неправилни лични данни, отнасящи се до клиента.
   2. Основание за упражняване на това право е съобщаването на факти, водещи до поправка или допълване пред компанията.
4. Право на изтриване (право да бъдеш забравен)
   1. Правото на изтриване включва всички права на клиента, посочени в чл. 17 от Регламента, по-специално правото на клиента компанията по искане без излишно забавяне да изтрие неговите лични данни, включително записите на телефонни разговори, при условие че са изпълнени условията, определени в Регламента.
5. Право на ограничаване на обработката
   1. Правото на ограничаване на обработката включва всички права на клиента, посочени в чл. 18 от Регламента, по-специално правото на ограничаване на обработката на неговите лични данни до най-необходимите законови основания.
   2. Това право може да се упражни по-специално в случаи, когато не е ясно дали и кога ще бъде необходимо изтриването на личните данни.
6. Право на възражение
   1. Правото на възражение включва всички права на клиента, посочени в чл. 21 от Регламента. Ако клиентът установи или смята, че компанията обработва неговите лични данни в противоречие с защитата на личния му живот, в противоречие с Регламента или със закона, той може да поиска от компанията обяснение или да поиска отстраняване на положението.
7. Право на преносимост на данните
   1. Правото на преносимост на данните включва всички права на клиента, посочени в чл. 20 от Регламента, по-специално правото да получи и/или да прехвърли личните данни, предоставени от клиента, на друг администратор в структуриран, широко използван и машиночетим формат.
8. Право на подаване на жалба в Комисията за защита на личните данни
   1. Клиентът има също така право да подаде жалба в Комисията за защита на личните данни, която действа като надзорен орган по въпросите на защитата на данните. Правото на клиента на други средства за защита не се засяга.

Къде клиентите могат да упражнят правата си.

1. Клиентите могат да упражнят отделните права, посочени в член 7 на този информационен документ, като се свържат с компанията по имейл:
2. Компанията е длъжна да реши исканията на клиентите най-късно в срок от 1 месец от датата на получаване на искането. В обосновани случаи, по-специално с оглед на обема на искането, компанията е оправомощена да удължи срока за отговор до 2 месеца, като за необходимостта от удължаване на срока компанията винаги своевременно информира клиента.

Документът се актуализира редовно, като последно е актуализиран на 28 юни 2022 г.