Asmeninių duomenų valdytojas ir jo identifikavimas

1. Asmeninių duomenų valdytojas yra asmuo, kuris valdo subjekto (kliento) asmeninius duomenis ir nustato jų apdorojimo tikslus bei priemones. Įmonė yra asmeninių duomenų valdytoja, nes renka savo klientų, kurie yra fiziniai asmenys, asmeninius duomenis, siekdama vykdyti įsipareigojimus pagal sutartinius santykius, įgyvendinti susijusias teisines pareigas, o esant aiškiai išreikštai sutikčiai – siųsti rinkodaros pranešimus ir skelbti įmonės paslaugas.
2. Įmonė šiuo praneša savo klientams, kad ji nėra paskyrusi jokio asmeninių duomenų apsaugos pareigūno ir taip pat neturi jokio atstovo, kuris vykdytų pareigas, kylančias iš reglamento.
3. Įmonės kontaktiniai duomenys pateikti šio dokumento antraštėje.

Asmeninių duomenų apdorojimo apimtis ir kategorijos.

1. Įmonė apdoroja tik tuos asmeninius duomenis, kurie yra būtini tinkamam derybų dėl sutartinio santykio su klientu vedimui, įsipareigojimų pagal sudarytas sutartis vykdymui, teisinių pareigų įgyvendinimui, įmonės interesų apsaugai, o esant kliento aiškiai išreikštai sutikčiai apdoroti asmeninius duomenis – duomenis, kurie yra būtini informuojant klientą apie įmonės paslaugas ir produktus, naujienas, akcijas, konkursus, katalogus, reklamą, konkursų vertinimą ir prizų įteikimą, sveikinimus vardadienio ir gimtadienio progomis bei panašioms akcijoms (toliau – „rinkodaros tikslai“).

Klientų asmeninių duomenų kategorijos, kurias apdoroja įmonė:

1. identifikaciniai duomenys – vardas, pavardė, kliento pristatymo ir sąskaitos išrašymo adresas
2. kontaktiniai duomenys – elektroninio pašto adresas ir telefono numeris.

Asmeninių duomenų apdorojimo tikslas, apdorojimo teisėtumas.

1. Asmeninių duomenų apdorojimas be sutikimo būtinybės:
   1. siekiant sudaryti atitinkamą sutartį ir suteikti sutartinį įsipareigojimą:
      • kalbama apie kliento savanoriškai pateiktus asmeninius duomenis, kai klientas domisi įmonės produktais ir paslaugomis,
   2. siekiant vykdyti įmonės teisines pareigas:
      • įmonė taip pat apdoroja asmeninius duomenis, jei tai numato įstatymai,
   3. apdorojimas remiantis įmonės teisėtais interesais:
      • ypač siekiant įgyvendinti teisines pretenzijas, ginti ir įgyvendinti įmonės teisėtus interesus.
   4. Asmeninių duomenų apdorojimas su kliento sutikimu:
      1. kliento sutikimas yra visiškai savanoriškas, tačiau kartu būtinas, kad įmonė galėtų informuoti jį apie savo produktus ir paslaugas, naujienas, akcijas, konkursus, katalogus, reklamas, konkursų vertinimą ir prizų įteikimą, sveikinimus vardadienio ir gimtadienio progomis bei panašioms akcijoms.
      2. įmonė neperduoda kliento asmeninių duomenų tretiesiems asmenims rinkodaros tikslais.
      3. Įmonė šiuo informuoja savo klientus, kad be jų sutikimo neįmanoma siųsti klientui informacijos apie įmonės produktus ir paslaugas, naujienas, akcijas, konkursus, katalogus, reklamas, konkursų vertinimą ir prizų įteikimą, sveikinimus vardadienio, gimtadienio ir panašiomis progomis.
      4. Suteiktą sutikimą klientas gali bet kada atšaukti raštu adresu GDPR@harmonelo.com.

Laikotarpis, per kurį apdorojami asmeniniai duomenys.

1. Įmonės klientų asmeniniai duomenys apdorojami tol, kol įmonė teikia šiems asmenims savo paslaugas, t. y. per sutartinio santykio trukmę.
2. Po sutartinio santykio pabaigos ir visų susijusių įsipareigojimų įvykdymo įmonė šiuos asmeninius duomenis saugo būtiną laiką, kurį nustato atitinkami teisiniai aktai, pvz., buhalterinės apskaitos įstatymas, archyvų ir dokumentų tvarkymo įstatymas, pridėtinės vertės mokesčio įstatymas ir kt., taip pat per bendrųjų ir specialiųjų ieškinio senaties terminų trukmę.
3. Esant sutikimams apdoroti asmeninius duomenis rinkodaros tikslais, saugojimo trukmė yra 3 metai nuo sutikimo suteikimo datos, jei sutikimas nebuvo atšauktas anksčiau.
4. Saugojant asmeninius duomenis įmonė vadovaujasi duomenų minimizavimo principu. Pasibaigus asmeninių duomenų apdorojimo tikslui arba pasibaigus laikotarpiui, per kurį įmonė privalo arba turi teisę saugoti asmeninius duomenis, šie duomenys bus visiškai ištrinti iš įmonės registrų ir sistemos. Asmeniniai duomenys niekada nėra apdorojami ar saugomi ilgiau, nei būtina.

Kas turi prieigą prie asmeninių duomenų ir kam jie teikiami.

1. Siekiant užtikrinti aukščiau minėtus asmeninių duomenų apdorojimo tikslus, klientų asmeninius duomenis, be įmonės ir jos darbuotojų, gali apdoroti ir kiti apdorotojai, su kuriais įmonė sudarė asmeninių duomenų apdorojimo sutartis pagal Reglamentą ir įstatymą.
2. Asmeninių duomenų apdorotojai yra ypač:
   1. asmens, teikiančios ar dalyvaujančios teikiant įmonės paslaugas,
   2. įmonės teisinis atstovas ar auditas,
   3. IT technikas,
   4. draudimo bendrovė pranešto draudimo įvykio atveju.
3. Įmonė apdoroja asmeninius duomenis automatizuotai, tačiau neprofiliuoja.

Informacija apie telefono skambučių įrašymą

1. Vienas iš būdų, kuriais įmonė apdoroja savo klientų asmeninius duomenis, yra telefono skambučių įrašymas. Skambučio pradžioje klientas yra informuojamas, kad skambutis yra įrašomas, ir ar jis sutinka su įrašu.
2. Tokiu būdu apdorojamų asmeninių duomenų valdytoja yra įmonė, o asmeniniai duomenys apdorojami siekiant vykdyti jos sutartinius įsipareigojimus, taip pat siekiant kontroliuoti, kaip mūsų darbuotojai vykdo savo pareigas klientams. Įrašai taip pat gali būti naudojami kaip įrodymai bet kuriame teisminiame ar administraciniame procese.
3. Apdorojimo trukmė skiriasi priklausomai nuo telefono pokalbio temos. Vis dėlto įmonė visada saugo įrašus laiką, kurį nustato įstatymai, dėl įmonės teisėtų interesų ir laiką, per kurį įmonė ir klientas turi teisę vienas kitam reikšti teises ir pretenzijas, kylančias iš tokio pokalbio pagal atitinkamus teisės aktus, t. y. atsižvelgiant į įstatymuose nustatytus senaties terminus. Priklausomai nuo pokalbio temos įvertinimo ir nuo to, kas yra skambinantysis, įrašai gali būti saugomi 3 mėnesius, 3 metus arba 10 metų.
4. Kadangi įrašo objektas yra telefono pokalbis, negalima iš anksto pasakyti, kurie asmeniniai duomenys bus šio apdorojimo objektu. Taigi kalbama apie asmeninius duomenis, kuriuos klientas įmonei pateikia per telefono pokalbį. Iš esmės tai bus pagrindiniai identifikaciniai duomenys ir kontaktiniai duomenys, galbūt ir kiti aprašomieji duomenys.
5. Įrašai ir juose esantys asmeniniai duomenys gali būti suteikiami prieigai įmonės įgaliotiems darbuotojams, asmenims, kuriems būtina suteikti prieigą prie asmeninių duomenų pagal atitinkamus teisės aktus ir jų nuostatas, subjektams, kuriems duomenų valdytoja turi teisę suteikti prieigą prie asmeninių duomenų siekiant apsaugoti teises ir pareigas, kylančias iš derybų dėl sutartinio santykio arba iš pačio sutartinio santykio, ir įmonėms ar kitiems subjektams, kurie įmonei teikia paslaugas pagal paslaugų ar bendradarbiavimo sutartis. Pastaruoju atveju šios įmonės veikia kaip asmeninių duomenų apdorotojai.

Kokie yra mūsų klientų teisės.

1. Teisė gauti informaciją apie asmeninių duomenų apdorojimą
   1. Teisė gauti informaciją reiškia visas kliento teises, numatytas Reglamento 13 straipsnyje. Ypač tai yra teisė žinoti asmeninių duomenų valdytojo tapatybę ir kontaktinius duomenis, asmeninių duomenų apdorojimo tikslą ir teisinį pagrindą, gavėjus ar gavėjų kategorijas, asmeninių duomenų saugojimo trukmę, subjekto (klientų) teises ir galimybes jas įgyvendinti.
2. Teisė prieiti prie asmeninių duomenų
   1. Teisė prieiti prie asmeninių duomenų reiškia visas kliento teises, numatytas Reglamento 15 straipsnyje. Ypač tai yra kliento teisė gauti iš įmonės patvirtinimą, ar ir dėl kokio tikslo apdorojami asmeniniai duomenys.
   2. Klientas turi teisę paprašyti įmonės kopijų apdorojamų asmeninių duomenų. Esant pasikartojantiems ir akivaizdžiai nepagrįstiems prašymams, įmonė turi teisę imti iš kliento tinkamą mokestį administracinių išlaidų, susijusių su kopijos tvarkymu, padengimui.
   3. Telefono skambučių įrašus galima paprašyti už 1 500 Kč/įrašytą skambutį. Prašytojas prašyme turi save identifikuoti taip, kad būtų aišku, jog jis turi teisę reikalauti atitinkamo įrašo. Tai ypač jo identifikaciniai duomenys, pateikti per telefono pokalbį, pokalbio tema ir, jei reikia, telefono pokalbio data ir laikas.
3. Teisė į pataisymą
   1. Teisė į pataisymą reiškia visas kliento teises, numatytas Reglamento 16 straipsnyje, ypač teisę, kad įmonė be nereikalingos delsos pataisytų netikslus ar neteisingus klientą liečiančius asmeninius duomenis.
   2. Šios teisės įgyvendinimo pagrindu yra faktai, vedantys prie pataisymo ar papildymo, kuriuos praneša įmonė.
4. Teisė į ištrynimą („teisė būti pamirštam“)
   1. Teisė į ištrynimą reiškia visas kliento teises, numatytas Reglamento 17 straipsnyje, ypač kliento teisę, kad įmonė jo prašymu be nereikalingos delsos ištrintų jo asmeninius duomenis, įskaitant telefono skambučių įrašus, jei yra įvykdytos Reglamente nustatytos sąlygos.
5. Teisė apriboti apdorojimą
   1. Teisė apriboti apdorojimą reiškia visas kliento teises, numatytas Reglamento 18 straipsnyje, ypač teisę apriboti jo asmeninių duomenų apdorojimą iki būtiniausių teisinių pagrindų.
   2. Šią teisę galima įgyvendinti ypač atvejais, kai nėra aišku, ar ir kada reikės ištrinti asmeninius duomenis.
6. Teisė pareikšti prieštaravimą
   1. Teisė pareikšti prieštaravimą reiškia visas kliento teises, numatytas Reglamento 21 straipsnyje. Jei klientas nustato ar mano, kad įmonė apdoroja jo asmeninius duomenis pažeisdama jo privatumo apsaugą, pažeisdama Reglamentą ar pažeisdama įstatymą, jis gali reikalauti iš įmonės paaiškinimo arba reikalauti ištaisyti padėtį.
7. Teisė į duomenų perkėlimą
   1. Teisė į duomenų perkėlimą reiškia visas kliento teises, numatytas Reglamento 20 straipsnyje, ypač teisę gauti ir/ar perduoti kliento pateiktus asmeninius duomenis kitam valdytojui struktūrizuotu, dažnai naudojamu ir mašininiu būdu skaitomu formatu.
8. Teisė pateikti skundą Asmeninių duomenų apsaugos tarnybai
   1. Klientas taip pat turi teisę pateikti skundą Asmeninių duomenų apsaugos tarnybai, kuri veikia kaip priežiūros institucija duomenų apsaugos klausimais. Kliento teisė į kitus apsaugos būdus dėl to nenukenčia.

Kur klientai gali įgyvendinti savo teises.

1. Klientai gali įgyvendinti atskiras teises, nurodytas šio informacinio dokumento 7 straipsnyje, kreipdamiesi į įmonę el. paštu:
2. Įmonė privalo išspręsti klientų prašymus ne vėliau kaip per 1 mėnesį nuo prašymo gavimo dienos. Esant pagrįstiems atvejams, ypač atsižvelgiant į prašymo apimtį, įmonė turi teisę pratęsti atsakymo terminą iki 2 mėnesių, apie būtinumą pratęsti terminą įmonė visada laiku informuoja klientą.

Dokumentas reguliariai atnaujinamas, paskutinį kartą jis buvo atnaujintas 2022 m. birželio 28 d.