Henkilötietojen käsittelijä ja sen tunnistetiedot

1. Käsittelijä on henkilö, jolla on hallussaan rekisteröidyn (asiakkaan) henkilötietoja ja joka määrittelee niiden käsittelyn tarkoituksen ja keinot. Yhtiö toimii henkilötietojen käsittelijänä, koska se kerää asiakkaidensa henkilötietoja, jotka ovat luonnollisia henkilöitä, sopimussuhteiden täyttämiseksi, siihen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi sekä nimenomaisen suostumuksen perusteella markkinointiviestien lähettämiseksi ja yhtiön palveluiden edistämiseksi.
2. Yhtiö ilmoittaa näin asiakkailleen, ettei se ole nimittänyt henkilötietojen suojaan liittyvää erityistä valtuutettua eikä sillä ole edustajaa, joka hoitaisi asetuksesta johtuvia velvoitteita.
3. Yhtiön yhteystiedot on ilmoitettu tämän asiakirjan yläosassa.

Henkilötietojen käsittelyn laajuus ja kategoriat.

1. Yhtiö käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä sopimussuhteen asianmukaiseksi hoitamiseksi asiakkaan kanssa, sopimuksista johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, yhtiön etujen suojaamiseksi sekä asiakkaan nimenomaisen suostumuksen perusteella sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä asiakkaan informoimiseksi yhtiön palveluista ja tuotteista, uutisista, kampanjoista, kilpailuista, katalogeista, mainonnasta, kilpailujen arvioinnista ja palkintojen lähettämisestä, onnitteluista nimipäivän ja syntymäpäivän johdosta sekä vastaavista toimenpiteistä (jäljempänä "markkinointitarkoitukset").

Yhtiön käsittelemät asiakkaiden henkilötietojen kategoriat:

1. tunnistetiedot – nimi, sukunimi, asiakkaan toimitus- ja laskutusosoite
2. yhteystiedot – sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn laillisuus.

1. Henkilötietojen käsittely ilman suostumusta:
   1. sopimuksen tekemistä ja sopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämistä varten:
      • kyseessä on asiakkaan vapaaehtoinen henkilötietojen antaminen, jos asiakas on kiinnostunut yhtiön tuotteista ja palveluista,
   2. yhtiön lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi:
      • yhtiö käsittelee myös henkilötietoja, jos laki sitä edellyttää,
   3. käsittely yhtiön oikeutettujen etujen perusteella:
      • erityisesti oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi sekä yhtiön oikeutettujen etujen suojaamiseksi ja edistämiseksi.
   4. Henkilötietojen käsittely asiakkaan suostumuksella:
      1. asiakkaan suostumus on täysin vapaaehtoinen, mutta samalla välttämätön, jotta yhtiö voi informoida häntä tuotteistaan ja palveluistaan, uutisista, kampanjoista, kilpailuista, katalogeista, mainoksista, kilpailujen arvioinnista ja palkintojen lähettämisestä, onnitteluista nimipäivän ja syntymäpäivän johdosta sekä vastaavista toimenpiteistä.
      2. yhtiö ei luovuta asiakkaan henkilötietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.
      3. Yhtiö ilmoittaa näin asiakkailleen, että ilman heidän suostumustaan ei ole mahdollista lähettää asiakkaalle tietoja yhtiön tuotteista ja palveluista, uutisista, kampanjoista, kilpailuista, katalogeista, mainoksista, kilpailujen arvioinnista ja palkintojen lähettämisestä, onnitteluista nimipäivän, syntymäpäivän tai vastaavien tapahtumien johdosta.
      4. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen kirjallisella ilmoituksella osoitteeseen GDPR@harmonelo.com.

Aika, jonka henkilötietoja käsitellään.

1. Yhtiö käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja niin kauan kuin se tarjoaa näille palvelujaan eli sopimussuhteen voimassaoloaikana.
2. Sopimussuhteen päätyttyä ja kaikkien siihen liittyvien velvoitteiden selvittyä yhtiö säilyttää näitä henkilötietoja niin kauan kuin asiaankuuluvat säädökset sitä edellyttävät, esimerkiksi kirjanpito-, arkistointi- ja asiakirjahallintalaki, arvonlisäverolaki jne., sekä niin kauan kuin yleiset ja erityiset vanhentumisajat yksittäisiä vaatimuksia varten ovat voimassa.
3. Mikäli suostumus henkilötietojen käsittelyyn markkinointitarkoituksiin on annettu, säilytysaika on 3 vuotta suostumuksen antamispäivästä, ellei suostumusta peruuteta aikaisemmin.
4. Yhtiö noudattaa henkilötietojen säilyttämisessä tietojen minimoinnin periaatetta. Kun henkilötietojen käsittelyn tarkoitus lakkaa tai kun aika, jonka yhtiö on velvollinen tai oikeutettu säilyttämään henkilötietoja, päättyy, henkilötiedot poistetaan kokonaan yhtiön rekistereistä ja järjestelmistä. Henkilötietoja ei siis koskaan käsitellä tai säilytetä pidempään kuin on ehdottoman välttämätöntä.

Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle niitä luovutetaan.

1. Edellä mainittujen käsittelytarkoitusten varmistamiseksi asiakkaiden henkilötietoja voivat käsitellä yhtiön lisäksi myös muut henkilötietojen käsittelijät, joiden kanssa yhtiö on solminut henkilötietojen käsittelysopimuksia asetuksen ja lain mukaisesti.
2. Henkilötietojen käsittelijöitä ovat erityisesti:
   1. henkilöt, jotka tarjoavat tai osallistuvat yhtiön palvelujen tarjoamiseen,
   2. yhtiön lakimies tai tilintarkastaja,
   3. IT-teknikko,
   4. vakuutusyhtiö ilmoitetun vakuutustapahtuman yhteydessä.
3. Yhtiö käsittelee henkilötietoja automaattisesti, mutta ei käytä profilointia.

Tietoja puheluiden tallentamisesta

1. Yksi tapa, jolla yhtiö käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja, on puheluiden tallentaminen. Asiakas informoidaan puhelun alussa siitä, että kyseessä on tallennettu puhelu, ja kysytään, suostuuko hän tallenteeseen.
2. Näin käsiteltyjen henkilötietojen rekisterinpitäjä on yhtiö, ja henkilötietoja käsitellään yhtiön sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi sekä sen valvomiseksi, miten työntekijämme hoitavat velvollisuutensa asiakkaita kohtaan. Tallenteita voidaan käyttää myös todisteina missä tahansa oikeudenkäynnissä tai hallinnollisessa menettelyssä.
3. Käsittelyaika vaihtelee puhelun aiheesta riippuen. Yhtiö kuitenkin säilyttää tallenteet aina lain edellyttämän ajan, yhtiön oikeutettujen etujen vuoksi sekä niin kauan kuin yhtiöllä ja asiakkaalla on oikeus esittää toisilleen vaatimuksia, jotka perustuvat tällaiseen viestintään sovellettavan lainsäädännön mukaan, ottaen huomioon lailliset vanhentumisajat. Puhelun aiheen ja soittajan arvioinnista riippuen tallenteita voidaan säilyttää 3 kuukautta, 3 vuotta tai 10 vuotta.
4. Koska tallenteen kohteena on puhelu, ei voida etukäteen sanoa, mitkä henkilötiedot ovat tämän käsittelyn kohteena. Kyseessä ovat siis henkilötiedot, jotka asiakas ilmoittaa yhtiölle puhelun aikana. Periaatteessa kyseessä ovat perustunnistetiedot ja yhteystiedot, mahdollisesti myös muut kuvailevat tiedot.
5. Tallenteet ja niissä olevat henkilötiedot voidaan antaa yhtiön valtuutettujen työntekijöiden saataville, henkilöille, joille henkilötietojen antaminen on välttämätöntä ja asiaankuuluvien säännösten mukaisesti, tahoille, joille rekisterinpitäjä on oikeutettu antamaan henkilötietoja oikeuksiensa ja velvollisuuksiensa suojaamiseksi sopimusneuvottelujen tai itse sopimussuhteen perusteella, sekä yrityksille tai muille tahoille, jotka suorittavat yhtiölle toimintoja palvelu- tai yhteistyösopimusten perusteella. Jälkimmäisessä tapauksessa nämä yritykset toimivat henkilötietojen käsittelijöinä.

Mitkä ovat asiakkaidemme oikeudet.

1. Oikeus tietoihin henkilötietojen käsittelystä
   1. Oikeus tietoihin tarkoittaa kaikkia asiakkaan oikeuksia, jotka sisältyvät asetuksen 13 artiklassa. Erityisesti kyse on oikeudesta tietää henkilötietojen rekisterinpitäjän henkilöllisyys ja yhteystiedot, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta, henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, henkilötietojen säilytysaika, rekisteröidyn (asiakkaan) oikeudet ja niiden käyttömahdollisuudet.
2. Oikeus päästä käsiksi henkilötietoihin
   1. Oikeus päästä käsiksi henkilötietoihin tarkoittaa kaikkia asiakkaan oikeuksia, jotka sisältyvät asetuksen 15 artiklassa. Erityisesti kyse on asiakkaan oikeudesta saada yhtiöltä vahvistus siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja millä perusteella.
   2. Asiakkaalla on oikeus pyytää yhtiöltä kopio käsiteltävistä henkilötiedoista. Toistuvien ja selvästi perusteettomien pyyntöjen yhteydessä yhtiö voi periä asiakkaalta kohtuullisen maksun hallinnollisten kustannusten kattamiseksi.
   3. Puhelutallenteita voi pyytää 1 500 Tšekin korunan maksua tallennettua puhelua kohti. Hakijan on tunnistettava itsensä pyynnössä siten, että on selvää, että hänellä on oikeus pyytää kyseistä tallennetta. Kyseessä ovat erityisesti hänen puhelussa antamansa tunnistetiedot, puhelun aihe ja mahdollisesti päivämäärä ja kellonaika.
3. Oikeus oikaisuun
   1. Oikeus oikaisuun tarkoittaa kaikkia asiakkaan oikeuksia, jotka sisältyvät asetuksen 16 artiklassa, erityisesti oikeutta siihen, että yhtiö korjaa viipymättä asiakasta koskevat virheelliset tai epätarkat henkilötiedot.
   2. Tämän oikeuden käyttämisen perusteena on se, että asiakas ilmoittaa yhtiölle korjausta tai täydennystä edellyttävät tosiseikat.
4. Oikeus poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)
   1. Oikeus poistamiseen tarkoittaa kaikkia asiakkaan oikeuksia, jotka sisältyvät asetuksen 17 artiklassa, erityisesti asiakkaan oikeutta siihen, että yhtiö poistaa hänen henkilötietonsa, mukaan lukien puhelutallenteet, pyynnöstä viipymättä, jos asetuksessa määritellyt edellytykset täyttyvät.
5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
   1. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tarkoittaa kaikkia asiakkaan oikeuksia, jotka sisältyvät asetuksen 18 artiklassa, erityisesti oikeutta rajoittaa hänen henkilötietojensa käsittelyä välttämättömimpiin laillisiin perusteisiin.
   2. Tätä oikeutta voidaan käyttää erityisesti tilanteissa, joissa ei ole selvää, milloin henkilötiedot on poistettava.
6. Oikeus tehdä vastaväite
   1. Oikeus tehdä vastaväite tarkoittaa kaikkia asiakkaan oikeuksia, jotka sisältyvät asetuksen 21 artiklassa. Jos asiakas havaitsee tai epäilee, että yhtiö käsittelee hänen henkilötietojaan vastoin hänen yksityiselämänsä suojaa, asetusta tai lakia, hän voi vaatia yhtiöltä selitystä tai tilanteen korjaamista.
7. Oikeus tietojen siirrettävyyteen
   1. Oikeus tietojen siirrettävyyteen tarkoittaa kaikkia asiakkaan oikeuksia, jotka sisältyvät asetuksen 20 artiklassa, erityisesti oikeutta saada ja/tai siirtää asiakkaan antamat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
8. Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon
   1. Asiakkaalla on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, joka toimii valvontaviranomaisena tietosuojan alalla. Asiakkaan oikeus muihin suojakeinoihin ei tällä rajoitu.

Miten asiakkaat voivat käyttää oikeuksiaan.

1. Asiakkaat voivat käyttää 7 artiklassa mainittuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä yhtiöön sähköpostitse:
2. Yhtiön on käsiteltävä asiakkaiden pyyntöjä viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Perustelluissa tapauksissa, erityisesti pyynnön laajuuden vuoksi, yhtiö voi pidentää vastausaikaa enintään kahteen kuukauteen. Yhtiö ilmoittaa asiakkaalle aina ajoissa tarpeesta pidentää määräaikaa.

Asiakirjaa päivitetään säännöllisesti, viimeksi se päivitettiin 28. kesäkuuta 2022.